使用者側に寄り添い、労務問題を中心にトラブル解決・予防法務のノウハウの提供する杜若経営法律事務所。40年以上にわたって培った専門知識を用いて、従業員数数万人規模を超える上場企業から従業員１０名以下の中小零細企業まで、さまざまな会社様の規模に応じた顧問サービスを展開しています。
所属弁護士が増え、それによる書類等のデータも増えてきたことによりオフィス移転を決定。通常、居抜き物件は30坪～100坪程度の物件が多いのですが、150坪という大型区画の居抜きオフィス移転を今回、株式会社スリースターが物件探しからサポートさせていただきました。
今回、2021年12月にご移転された杜若経営法律事務所様に、居抜きオフィス物件についてやレイアウトや内装のこだわりなどのお話を伺いました。
- 所属弁護士が増えて、手狭になった
- 固定席のため、書類が山積みになっていた
- 内装コストを抑えて、移転をしたかった
- 面積を広げ会議室の数を５つ以上に
- フリーアドレスを採用し、膨大なデータを整理
- 入居時の内装費用を抑えることができた
移転をきっかけに一部の席をフリーアドレスに変更
――今回のオフィス移転を考えられたきっかけ・目的を教えてください。
所属弁護士の数が増加し、それに伴い以前のオフィススペースが狭く感じられるようになったので、新しいオフィスへの移転を検討しました。
狭いオフィス環境では、効果的な業務を行うことも従業員の快適な労働環境を提供することも難しくなってしまいますので、より広く効率的に使えるオフィスを探そうと思ったのが今回の移転のきっかけです。
――オフィス移転の前に抱えていた課題はどのような点でしょうか。
データ書類の整理が大きい課題でした。
以前のオフィスでは固定席だったことも影響し、書類が机の上に山積みという光景をよく目にしていました。実際、法律事務所は書類と文書の取り扱いが中心であり、クライアントファイルや法的文書などの書類は重要な資産です。しかし、書類整理や保管ができるスペースも少なかったので、全体的にオフィスが雑多に見えてしまっていました。
――そのような課題は解決されましたでしょうか。
はい。今回の移転を機に、弁護士の席をフリーアドレスにしました。
フリーアドレスを採用するために、膨大な数の書類を整理したり、データ化しました。個人ロッカーも設置していますので、現在は収納にだいぶ余裕もあり、オフィスも整っている印象になりました。
――フリーアドレスの反応はいかがでしょうか。
全体的に好評の声が多いです。フリーアドレスにすることによって、書類管理も今までより意識付いたと思います。
さらに、自由に座る場所を選べるので、弁護士はその日のタスクやニーズに応じて席を選ぶようになりました。コミュニケーションが円滑に行えるようになったので、アイデアの交換や情報共有もより活発に行われるようになりました。
総合的に考えて、業務の効率化、コミュニケーションの促進などいろいろな面でポジティブな影響をもたらせたと感じています。
- オフィス移転のことが全然わからないけど大丈夫？
- はじめで何から始めたら良いかわからない…
- オフィス移転はどんな流れで進むの？
- どんなオフィスが必要なのかわからない！
はじめて移転をされる方も、オフィス移転の面倒さを知っている方も、ニーズに合わせたご提案をいたします。
追加工事でさらに自分たちに合うオフィスへ
――移転する際の物件選定で、重視されたポイントについてお聞かせください。
当初から居抜きで物件を探しており、中でも物件探しで重要視していたのは、広さ、会議室の数でした。
まず、広さに関してですが、法律事務所という業種柄、多くの文書や法的資料を多く取り扱い、機密性が高い情報を保管する必要があるため、十分なスペースが必要になります。また、従業員が快適に働き、必要な設備や文書の整理をするためにも十分なスペースを用意する必要がありました。
次に会議室についてですが、こちらも業種柄、クライアントとの対話や内部会議などで多くの会議を行います。会議室が不足していては効率的な業務遂行が困難になってしまうため、会議室の数は5個以上と決めていました。
――物件の引渡し状態と、貴所が施工された工事について教えてください。
とてもきれいな状態で引渡しを受けました。前テナント様はIT系企業で、コロナの影響もあり、ほとんど使用せずに解約されたようです。パーティションなどの造作のほか、執務室や会議室の什器も一部譲っていただきました。
工事は一部行って、エントランスを当事務所のイメージに合わせて、やわらかくあたたかみのある内装に改修しました。また、会議室を一部増設し、セキュリティ設備を追加しました。相談に来られる方が入りやすく、落ちつける雰囲気にしています。
――通常のオフィス移転と比較して「居抜き」を活用したことによるメリットやデメリットはありましたか。
コストメリットは大きいと思います。
以前のオフィスは通常のオフィス物件でしたので、入居時の内装工事に多額の費用がかかりました。しかし、当初の計画していた時期よりも早く移転することになりました。居抜きで退去することができれば良かったのですが、マッチする方が現れず、原状回復することになったので、もったいなかったと感じています。
居抜きでのオフィス移転は、入居する企業にも、退去する企業にもメリットがあるのではないかと思います。
反対に、苦労したことは希望条件に合う物件が見つかるまで時間がかかったことです。当事務所の場合は移転の期限がなかったので、じっくりと探すことができましたが、期限がある場合はある程度妥協しなければいけない点も出てくるだろうと思います。
業務効率向上とコミュニケーションの活性化を叶えるオフィス
――オフィス移転後の反応はどうでしたか。
良い反応をもらえています。拡張しての移転なので、”広い”、”きれい”、移転できてうれしいという反応でした。エリアも市ヶ谷から神保町への移転でしたので、通勤面での不満の声は聞こえていないです。
特に感じているのは、フリーアドレスにしたことによる効果です。書類が整理されたことが大きいと思います。こんなに片付いている弁護士事務所はなかなかないと思います（笑）
――働きやすい職場にするために、行っている制度や取り組みはありますか。
リモートワークは導入しています。以前は対面での打合せが主流でしたが、リモートワークの普及に伴い、オンラインでの打合せやビデオ会議の頻度が増加しています。
また、弁護士という職業は、長時間労働になってしまう場面も出てきてしまい、ストレスや仕事との調和の難しさが課題となることがあります。しかし、当所では、弁護士とスタッフの労働時間を管理し、長時間労働を避けるためにタイムカードを導入しています。
――コロナ禍でオフィスを不要とする企業もありますが、御社にとってオフィスとはどんな存在でしょうか。
チャットやメールなどのデジタルコミュニケーションツールの普及は素晴らしいものですが、その一方で、直接のコミュニケーションがいかに重要かが改めて浮き彫りになることがあります。弁護士事務所においても、デジタルツールを駆使して業務を進めつつ、対面でのコミュニケーションの重要性を再認識しています。
ちょっとした雑談や対面でのコミュニケーションは、新たなアイデアの共有や問題解決の契機となります。オフィスは、このような対面コミュニケーションの場所として非常に重要ですので、オフィスをなくすというのは今後も考えられないと思います。
また、当事務所は順調にオフィスを拡張してきているので、事務所の成長を実感できる場所でもあると思います。
――貴重なお話をありがとうございました！
※掲載内容は取材当時のものです。
お客様プロフィール
- 所在地：東京都千代田区神田小川町3-20 第2龍名館ビル8階
- URL：https://www.labor-management.net/
- 業種：労働関係専門の法律事務所
- 種別：事務所
- 坪数：152.61坪（504.49㎡）
