【オフィス移転事例】100坪から300坪で拡張移転：居抜き後継テナントをSNSで募集した事例

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2018年に恵比寿オフィスに移転して4年が経ち、オフィスの更新時期が迫っている状況で、事業拡大に伴い、人員の増加を計画しており「オフィスの手狭さが問題になるだろう」という話になり、移転の検討を開始。以前のオフィスでは会議室不足が問題で、時には社長室を臨時の会議室として利用したこともあったそうです。

この度、株式会社スリースターがサポートさせていただいたのは入居時だけではなく、以前のオフィスを退去する際のコストカットのお手伝いもさせていただきました。「居抜きでの入居希望者をSNSで募る」という方法です。

今回は、JR東急目黒ビルへご移転された株式会社サイバーセキュリティクラウドの倉田様にインタビューさせて頂き、居抜き退去の流れについて、内装のこだわりポイント、オフィス移転後の社内の反応などについて深く探りました。居抜きで退去することによって、原状回復工事費用を大きく削減することができた事例となっています。

会議室の代わりに利用していたのはまさかの〇〇室！？

――今回のオフィス移転を考えられたきっかけ・目的を教えてください。

倉田さん：2018年にこれまでの恵比寿オフィスに移転して、ちょうど４年目で更新のタイミングでした。さらに事業拡大で人数を増やす計画があり「さすがにオフィスが手狭になるだろう」と思い、移転を検討し始めました。このオフィスに移転したのは2022年５月です。

――オフィス移転の前に抱えていた課題はどのような点でしょうか。

倉田さん：『執務室の広さ』と『会議室の数』が足りていない状況でした。会議室は３部屋ありましたが、足りないときは社長室を会議室として使用していました。テレフォンブースも３つありましたが、WEB会議が多くなってくると、それもすぐに埋まってしまうという状況でした。

また、駅からのアクセスという点では、歩道橋を渡らなければいけないというところが若干不便でしたね。

――そのような課題は解決されましたでしょうか。

倉田さん：はい、新オフィスは会議室をだいぶ増やしました。来客用が7部屋、社内用が11部屋ありますので全部で18部屋もあります。広い会議室は3部屋をつなげての使用が可能です。

先日は、弊社のお客様を招いてセミナーを開催したのですが、今後は共催という形で社外の方とも利用していきたいと考えています。そこから社外の方と接点を持てたら良いなと考えています。

一度は検討外になったビルに入居した理由とは

――移転する際の物件選定で、重視されたポイントについてお聞かせください。

倉田さん：物件は『広さ』と『駅からのアクセス』とを重要視し、エリアは『恵比寿・目黒・渋谷』で検討しました。以前は青山なども検討していましたが、社員数も増え、通勤エリアも広がったことからＪＲ沿線を中心に検討するようにしました。

当初は、面積も漠然と「前回の倍くらいかな」と考えていたのですが、やはり広くするのに越したことないだろうという話になり、結局床面積は３倍になりました。席数は約100席用意しました。今後頻繁に席数を増やしていくという気持ちは現状ではなく、ゆとりをもって使っていけたらいいなと考えています。

――こちらの物件を内覧したときの印象はいかがでしたでしょうか。

倉田さん：駅直結ですし、アクセスが良いというのが最初の印象でした。ただ最初に内覧させていただいた区画は低層階だったのですが、日差しが届かず比較的暗い印象でしたので、検討外としていました。

その後、上層階の区画に空きが出たとご連絡をいただいたので、改めて内覧しました。結果、眺望がよく、室内も明るくて環境条件がとてもよかったので、ここで検討を進めさせていただくことになりました。

社員が出社したくなるオフィスのための４つのエリア

――内装でこだわった点やテーマを教えてください。

倉田さん：“社員が出社したくなるようなオフィス”というテーマがあります。いろいろとこだわりはありますが、特に挙げるとすると４つのエリアを作ったところですね。『個人作業向けの集中できるエリア』『チームで協働できるエリア』『オンライン会議がしやすいエリア』『休憩や就業後に交流できるエリア』です。

テレフォンブースは以前と変わらず３つのままですが、テレビ会議やリモート業務がしやすいエリアを新しく設けることで、より業務にあったスペースを選べるようにしました。また、コア内貸室にインサイドセールスが架電する為の部屋とウェビナー配信スタジオ、倉庫を設けて運用しています。

座席はフリーアドレスなので、気分や作業にあわせて席を移動することが可能です。感染症対策で席の間隔はゆとりをもって配置するようにしました。

――ご移転されてから４ヶ月ほどたちますが、社員の方の反応はいかがですか。

倉田さん：評判は良いと思います。４つのオフィスエリアもみんな上手く活用してくれていると感じています。特に、個人的には駅直結というのがかなり良かったと思っています。ビルの下にスーパーがあるのですが、お弁当の品数がたくさんあるので嬉しいですね。

また、弊社はこれまでリモートワークは週に1回とか、一定以上の役職者だけというルールや制限があったのですが、コロナの影響もあり、それをすべて開放したので、以前よりも“出社したくなるオフィスづくり”の意識が必要でした。

リモートワークは会社として推奨していますので、テレワーク支援手当を全社員に支給しており、通信費や水道光熱費などに当てて頂いたり、設備購入費に使って頂いたりしています。

今後もそれぞれリモートワークと出社を使い分けて、業務効率とコミュニケーションのバランスをとっていって頂ければ嬉しいです。

――オフィスの利用状況・運用方法について教えてください。

倉田さん：業務委託者や派遣社員を含めると約90名の社員がおり、職種でいうとエンジニア職4割・ビジネス職4割・コーポレート職が2割程度です。

現在の出社率は2割程度で、20名程度が出社しています。コロナ禍初期はフルリモートでしたが、オフィス移転をしてかなり広くなったこともあり、出社人数は徐々に増えています。

また、新オフィスでは、顔認証方式の入退出管理システムを採用しています。セキュリティカードを家に忘れてしまうことや、たまにしか出社しない方などもいますので、顔認証のほうが便利ですね。

オフィスは日常のコミュニケーションロスを解消する場所

――コロナ禍でオフィスを不要とする企業もありますが、御社にとってオフィスとはどんな存在でしょうか。

倉田さん：オフィスの存在は必須ですね。やはりコミュニケーションをとるきっかけが作れると思います。

テレワークについては、人によって意見が分かれると思いますが、コミュニケーションが取りづらくなったという声も少なくないです。メンバーからの相談が減ってしまったり、困っているときでも、こちらから声をかけることができなかったりと、オフィスでは日常的にできていたことがテレワークのみではコミュニケーションロスが発生していることがあると思います。

オフィスであれば、険しい顔をしていればこちらから声をかけて、ホワイトボードを使って説明もパッとできたりしますよね。作業の進捗も確認しやすいので、そういう意味ではオフィスでのコミュニケーションは必須だと思っています。

私のチームでは、出社日を設定していて、みんなで集まってミーティングをしています。

新オフィスでは全ての会議室に大きなホワイトボードを設置しました。オンラインでは言葉でしかコミュニケーションが取れませんが、ホワイトボードに書くことで意思の疎通を図っています。頭の中にあることを図や絵にすることで、相手にも伝わりやすいと思いますし、認識を合わせることで、非効率を回避できると思います。

SNSを活用して居抜き後継テナントを募集しました

――以前のオフィスは居抜き退去されたということで、その際の流れを教えてください。

倉田さん：私と弊社の代表がSNS（Facebook）で居抜き後継テナントを募集して、多くの方からメッセージベースのお問い合わせはたくさん頂きました。内覧に実際に足を運んでいただいた企業は、全部で10社くらいでしたね。

内覧希望をいただいた際には、スリースターさんに様々なご対応をお願いしました。居抜き退去はコストカットができる分、発生する作業も増えますがそのあたりを全体的にサポートしていただけたので、大きな問題なく後継テナントがちゃんと決まってよかったです。

後継テナントの方は「ロゴ以外はそのまま使うので、入居工事費用を軽減できてよかった」と仰っていました。

――居抜き退去をされたことによるメリットや苦労されたことはありましたか。

倉田さん：やはりコストメリットが非常に大きいと感じました。以前のオフィスも内装をかなり造りこんでいましたので、原状回復工事の費用が浮いたのは非常に助かりました。

苦労したことというよりも、苦労しないように心掛けたことがあります。２つ前に入居していた渋谷のオフィスは居抜きで入居した物件だったのですが、その退去の際の各所とのやりとりにすごく苦労した記憶があったので、今回はかなりシンプルな内容で進めさせて頂きました。貸主も居抜きでの退去に了承して頂けたのでスムーズに進みました。

――貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。

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