【オフィス移転事例】2フロアを１フロアへ集約移転：大型ビルへの居抜き移転でコスト削減

耐震診断やアスベスト処理を専門とする株式会社コンステック。大阪を本拠地に、全国での事業展開を続ける同社は、「よりよい社会基盤構築に尽力し、幸せな環境造りに貢献する」という企業理念のもと、各地でその名を知られています。

2020年10月に東京支店を1フロアのオフィスに集約移転し、その背後には、コミュニケーションの向上を目的とした新しい環境造りがありました。特に、全体を見渡すことができるオフィスは、業務の進行をスムーズにし、社員同士のコミュニケーションを向上させる大きなメリットを持つと言われています。この度、大型ビルに居抜きでの入居を実現したのは、業界内でも希少な事例となります。

今回、東京支店の移転を実施した際に、その全プロセスをサポートしたのは、私たち株式会社スリースターでした。担当者である吉川様と篠崎様から、移転の経緯や新しいオフィスのレイアウトに関する貴重な意見を伺うインタビューを実施。その中で彼らの熱い想いやビジョンを深く探りました。

フロアを集約して社員同士のコミュニケーションを活発化させたかった

――今回のオフィス移転を考えられたきっかけ・目的を教えてください。

吉川さん：今回のオフィス移転には、主に2つの大きな目的がありました。

第一に経費の削減を図ること、そしてもう一つが、フロアを集約して社員同士のコミュニケーションをさらに活発化させること。これらの目的を達成することで、より効率的な業務運営と、スムーズな情報共有を実現したいと考えました。

――オフィス移転の前に抱えていた課題はどのような点でしょうか。

篠崎さん：実際のところ、移転前のオフィス環境にはいくつかの課題が存在していました。特に顕著だったのは、オフィスが２フロアに分かれていたこと。

それに加えて、貸室の形状がＬ字型という構造で、これが社員同士の視認性やコミュニケーションを妨げる要因となっていました。つまり、誰がどこに在席しているのか、一目で確認することが難しく、それが日々の業務フローに少なからず影響を及ぼしていました。

――そのような課題は解決されましたでしょうか。

吉川さん：はい、明らかに改善されています。特にコミュニケーションの面での変化が大きいです。オフィスを１フロアに集約したことで、社員同士が顔を合わせる機会が増えました。その結果、さまざまな人と自然と会話を交わすようになり、それが新たなアイディアや連携の取りやすさに繋がっていると感じています。

働き方にあわせたオフィスづくりでフレキシブルな環境に

――移転する際の物件選定で、重視されたポイントについてお聞かせください。

篠崎さん：物件選定の際、我々はいくつかの重要な複数の要素を考慮しました。まず、賃料やその他の経済条件が合理的であることは必須でした。

また、私たちの求めていたコミュニケーションの効率化を実現するため、１フロアでの配置と、貸室の形状の良さも重要な要件として考えていました。さらに、我々のオフィスは流通センター近くに位置しているので、社員一人ひとりの通勤時間や交通費の増減も検討しました。これらの要因をバランスよく取ることで、最適な物件を選ぶことができました。

――現在のオフィスで気に入っているポイントはどこですか。

吉川さん：まず、このオフィスの広々とした空間感には驚きました。初めて足を踏み入れた瞬間の「広い！」という感想は忘れられません。そして、貸室の形状も非常に良く、オフィス全体の見晴らしや明るさが格段に向上しました。

篠崎さん：それに加えて、流通センターの位置には多くのメリットがありますね。モノレールでの空港アクセスがスムーズで、当社の平和島にある倉庫へもアクセスが容易です。大型の貨物用エレベータもあり、私たちのような機材を頻繁に運ぶ業務には非常に助かっています。

吉川さん：オフィス内のレイアウトも工夫しています。例えば、部屋の中央に高さのあるキャビネットは配置しておらず、視界を確保しています。そして、エントランスや会議室など、既存のパーティションを活用しつつ、入居当初には会議室を増設したり、一部を移動させたりしました。コンステックホールディングスとしては、環境への取り組みも大事にしているので、居抜きの物件を選ぶことは環境問題にもポジティブに作用しています。

席の配置もよく考えられています。固定席とフリーアドレスの併用で、外出が多い部署にはフリーアドレスを割り当てています。さらに、打合せテーブルを増やすことで、多くの社員が出社しても余裕をもって作業できるようにしています。中心部に配置した給茶コーナーも、各部署からアクセスしやすい位置にあるので、非常に便利ですね。

――新しいオフィスでのコロナ対策をおしえてください。

吉川さん：はい、大きな変化がありました。実は、コロナ禍以前から我々は部署によってフレックスタイム制を導入しており、業務の特性に応じて時差出勤を実施していました。しかし、緊急事態宣言が出された際には、原則としてリモートワークへと切り替えました。

篠崎さん：その点、前もってフレックスタイム制の経験があったのは大きなアドバンテージだったと思います。また、万が一のためのリスク対策として、全ての部署を２グループに分割。これにより、何らかの感染リスクがあった場合でも、事業の継続が可能な体制を整えました。

吉川さん：正確には、感染者が発生しても、もう一方のグループが業務を担うことで、企業としての機能を維持するという狙いですね。また、WEB会議の増加に伴い、全ての会議室にモニターとWEBカメラを追加導入しました。特に、大会議室にはBIGPADを設置。これにより、大人数の遠隔会議でも円滑に進行することができるように努めています。

篠崎さん：技術の導入と共に、働き方やコミュニケーションのスタイルも変わりつつあると感じています。コロナ禍は多くの挑戦をもたらしましたが、それをきっかけに、より良い働き方やオフィス環境を追求する機会にもなりましたね。

効率的にスペースを活用したことでコミュニケーションが増えた

――オフィス移転後の反応はどうでしたか。

吉川さん：全体的に非常にポジティブな反応が多かったです。特に、広々としたスペースと明るい環境には多くのスタッフから好評の声を頂きました。また、通勤のアクセスや日常業務での利便性に関する点でも、多くのポジティブなフィードバックが寄せられました。

篠崎さん：確かに、新しい環境はコミュニケーションの活性化や作業効率の向上に寄与しているように感じます。オフィスの中央に位置する給茶コーナーやフリーアドレスの導入など、新しい取り組みにも徐々に慣れてきており、日々の業務に前向きなエネルギーを感じるようになりました。

――新しくできたコミュニケーションスペースの評判はいかがですか。

吉川さん：実際に、新しいコミュニケーションスペースは非常に役立っています。私たちの業界は、図面や書類が多く必要とされるので、スライド書庫の導入により、効率的にスペースを活用できています。また、その配置を窓面を潰さないよう工夫することで、自然光を最大限に取り入れることができ、快適な作業環境を実現しています。

篠崎さん：そして、部屋の中央の通路付近に配置された打合せスペースや給茶コーナーは、スタッフ同士の自然なコミュニケーションを促進しています。これにより、日々の業務中にも簡単に情報交換や相談が行えるようになりました。多くのスタッフからは、この新しいレイアウトが非常に助かっているという声を頂いております。

オフィスの立地やビル自体も、企業のブランドやステータスを示すもの

――オフィス移転を考えている方にアドバイスがあればお願いいたします。

吉川さん：オフィスの役割や意義には、さまざまな面が考えられます。まず、オフィスは社員間のコミュニケーションの場として非常に重要です。リモートワークが増える中、その重要性を再確認した経験もあります。確かに、リモートでは効率的にタスクを進めることが可能ですが、即座の相談やアイディアの共有が難しくなることも感じました。

篠崎さん：その通りですね。そして、通勤は単なる移動時間としてではなく、仕事の「オン」とプライベートの「オフ」を切り替える大切な時間として捉えることができます。それに、オフィスの立地やビル自体も、企業のブランドやステータスを示すものとして重視されることがあります。特に、一等地やハイグレードビルに入居することで、企業としての誇りや自信を感じる方も多いのではないでしょうか。

――貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。

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