居抜きオフィス移転の進め方：物件探しから移転までの具体的なスケジュールを解説

前のテナントが設置した内装やオフィス家具などを引き継いで利用するオフィスタイプのことです。これにより、内装工事や家具の購入にかかる初期費用を大幅に削減できます。

オフィス移転のスケジュールは、オフィスのタイプや面積によって異なります。今回は、30坪～100坪程度の居抜きオフィス移転を想定し、具体的なスケジュールについて詳しく解説します。

居抜きオフィス移転は６ヶ月～４ヶ月前に動き始めましょう

オフィス移転を成功させるためには、計画的な進行が不可欠です。一般的にオフィス移転には6ヶ月程度の期間が必要とされていますが、企業の規模や状況によってはさらに多くの時間を要することもあります。スケジュールを立てる際には、退去する日から逆算して計画を組み立てることが重要です。余裕を持った準備を進めることで、移転作業がスムーズに進行し、トラブルを未然に防ぐことができます。

居抜きオフィス移転は、通常のオフィス移転と比較してスケジュールの基本的な流れは大きく変わりません。しかし、居抜きオフィス特有の要素がいくつか存在します。居抜きオフィスは前テナントから内装を引き継ぐため、内装工事や家具・備品の購入コストが一部削減されるメリットがあります。そのため、移転の際のコストや準備時間を削減できます。

一方で、前テナントとのやり取りが発生することがあり、通常の移転とは異なるイレギュラーな動きが求められます。

居抜きオフィス移転において、特に注意すべきポイントは以下の通りです。

これらの点を踏まえ、居抜きオフィス移転のスケジュールを立てる際には、通常のオフィス移転と同様の基本的なプロセスに加え、前テナントとの調整や内装確認などの特別な手続きが含まれることを念頭に置いて計画を進めていきましょう。

居抜きオフィス：移転６ヶ月以上前のスケジュール

オフィス移転は早くから動き始めるに越したことはありません。移転の成功には、綿密な計画と準備が欠かせないため、できるだけ早めに行動を開始しましょう。移転予定が6ヶ月以上先であれば、まずは居抜き物件の特殊性を理解するところから始めましょう。

居抜きオフィスは、通常の賃貸オフィスやセットアップオフィス、レンタルオフィスとは異なり、空室であれば常に募集が続くわけではありません。居抜きオフィスは前テナントが退去を決定し、原状回復工事を行うまでの期間に後継テナントが見つかった場合にのみ、内装や家具をそのまま引き継ぐ形で貸し出されます。このため、居抜きオフィスとしての募集期間が定められていることがあります。

サイト登録と物件のリサーチ

上記の理由から、具体的な物件を探し始めるのが早すぎると、移転時期には募集が終了している可能性があります。そのため、6ヶ月以上前の段階では、物件のリサーチを中心に進めることが重要です。

居抜きオフィス専用検索サイトに登録し、どのような物件があるのか、デザインや雰囲気を掴んでおくことが大切です。これにより、自社に最適な居抜きオフィスの条件や特徴を把握することができ、実際に移転を開始する際にスムーズに物件選定が進められます。また、早めに市場の動向をチェックすることで、良い物件を見逃さずに済むでしょう。

居抜きオフィス：移転６ヶ月から４ヶ月前のスケジュール

オフィス移転を成功させるためには、まず移転の目的を明確にし、具体的な条件をリストアップすることが重要です。この軸がぶれてしまうと、移転はできたものの、経営陣も従業員も満足しないオフィスになってしまう可能性があります。

社内で方向性を決める

物件選定から内見までを経営者が自ら関与する場合はサポートスタッフとともに、またそれ以外の場合は移転プロジェクトチームを編成して進めるのが一般的です。チームが組成されたら、まず移転の目的や条件を決定し、全員の認識を一致させます。

例えば、社員数の増加や交通利便性の改善、コスト削減などの理由からオフィス移転を考えている場合は、どのようなオフィスが必要かを明確にします。移転先の立地や最寄り駅からの距離、周辺環境も考慮して、具体的な条件を設定します。この段階で、オフィスの広さ、設備、アクセス条件などをリスト化し、移転計画を策定します。これにより、移転プロセス全体の方向性が定まり、スムーズに進行できます。

業者との打ち合わせ

オフィス移転は手間がかかりますが、複数の業者と打ち合わせを行い、自社に最適な業者や営業担当を見つけることが重要です。

業者ごとの取り扱い物件数には大きな差はありませんが、居抜き物件に関しては常に情報をキャッチしている業者や、取扱いが豊富な業者に依頼する方がトラブルを避けやすく、知識も豊富です。業者選定の際には、コミュニケーションが取りやすい担当者を選ぶことで、スムーズな進行が期待できます。業者の実績や対応力を確認し、信頼できるパートナーを見つけることが成功の鍵です。

居抜きオフィスの場合でも、追加工事が一切不要で入居できるケースは少ないです。そのため、内装会社との打ち合わせも必要になります。不動産業者によっては、内見時などに内装会社を紹介してくれるところもありますので、一緒に物件を見てレイアウトプランをイメージしながら進めていくと良いでしょう。

物件調査と内見

条件が明確になったら、新しいオフィスの物件調査を始め、内見を行います。物件は居抜きオフィス専用検索サイトなどを駆使して自分たちで物件をピックアップすることもできますが、サイトには掲載していない情報やビルオーナーの意向でサイトに掲載できない物件もあります。そのため、ある程度条件が決まったら業者に問い合わせて物件をピックアップしてもらうことをおすすめします。

内見したい物件が絞れてきたら、実際に訪れて確認することが大切です。内見では、経年劣化の状況や設備の状態を隅々まで確認し、条件に合う物件を絞り込んでいきます。

居抜きオフィスの場合、一部の家具が引き継ぐことができる物件もありますが、家具が完全に残る物件は少ないため、内装工事の状態で物件選定を進めることをおすすめします。家具は「あったら良い」程度に考え、内装や設備の状態を重視して選定を進めましょう。

また、候補物件が絞れたら、前テナントとの間で残る家具や設備のリストを作成し、最終的な認識のすり合わせを行います。家具や設備が残る場合は、どのブランドの商品がいくつ残るのか、レンタル品がないかなどを確認します。これにより、移転後のトラブルを未然に防ぎ、スムーズな移転を実現できます。

居抜きオフィス：移転３ヶ月から２ヶ月前のスケジュール

3ヶ月前から2ヶ月前には、新オフィスの契約やレイアウトプランの作成のほか、現在入居しているオフィスの解約手続きも始めていきます。

現オフィスの解約手続きと原状回復工事の計画

オフィス移転が具体的に進んできたら、現オフィスの解約手続きを開始します。多くのビルでは6ヶ月前に解約予告を行うとされていますが、物件によって異なるため、契約内容をしっかり確認することが重要です。3〜2ヶ月前に解約するのは遅いと感じるかもしれませんが、新しいオフィスがほとんど確定するまでは解約予告を出さないことをおすすめします。

なぜなら、良い物件が見つからなかったり、契約が成立しなかった場合、オフィスがない状態になるリスクがあるからです。解約予告を提出するタイミングは、新しいオフィスの契約が確実に見込める段階にするのが賢明です。スケジュールに余裕を持つことで、選べる物件も増え、心にも余裕が生まれます。その結果、満足のいくオフィス移転が実現しやすくなります。

次に、現オフィスの原状回復工事の業者選定と見積もり依頼を行います。原状回復工事は、退去時にオフィスを元の状態に戻すための工事です。工事発注から着工まで約1ヶ月かかるため、このタイミングで発注する業者を確定させておくと余裕が持てます。居抜きで退去できる場合は、原状回復工事が不要になり、コスト削減につながります。そのため、現オフィスのオーナーや管理会社と相談し、居抜き退去が可能かどうかを確認することも大切です。

新オフィスの各種契約とレイアウトプランの作成

条件に合う物件を絞り込んだら、物件の賃貸借契約を進めます。契約条件やコストを詳細に確認し、メリットとデメリットを比較して最適な選択を行いましょう。また、居抜きオフィスの場合、前テナントと造作譲渡契約を結ぶ必要があり、これは賃貸借契約と同じタイミングで行われることがほとんどです。そのため、家具・什器の詳細を把握し、前テナントと完全に認識をすり合わせておく必要があります。

引き継ぐ内装や家具・什器が決まったら、新オフィスのレイアウトプランもこの時期に決定します。業務効率を考慮し、専門業者と相談しながら最適なレイアウトを作成します。追加で購入が必要な家具や設備もリストアップし、早めに手配を進めましょう。また、追加工事が必要な場合は、工事発注を行い、着工に備えて準備を進めます。

引越し準備と関連手続き

新オフィスの物件契約が完了したら、引越し業者の選定と契約を行います。引越し業者を選ぶ際には、費用だけでなく、サービス内容や信頼性も重視しましょう。不動産業者や内装業者が紹介してくれる場合も多いため、業者選定に時間がない場合は、担当営業に依頼するのも一つの手です。

また、電話回線やインターネットの手配もこの時期に進めます。電話番号が変更になる場合は、取引先への連絡や印刷物の変更など、関連作業を計画的に進めるため、具体的なスケジュールを組んでおきます。

さらに、移転挨拶状の準備も進めます。案内文の作成や送付先リストの作成、印刷、発送時期の検討などを行い、移転に関わる全ての作業を具体的に計画し、スケジュールを詳細に設定します。このように、移転の3ヶ月から2ヶ月前には準備を具体的に進めることで、スムーズなオフィス移転を実現できます。

居抜きオフィス：移転１ヶ月前のスケジュール

物件の契約条件にもよりますが、一般的に100坪未満の規模であれば、移転の1ヶ月前あたりから賃貸借契約がスタートします。この段階で、必要な追加内装工事も開始します。移転1ヶ月前はスケジュールが非常にタイトになりますが、綿密な計画を立てて進めることで、スムーズな移転が実現できます。

追加工事の開始・新規什器の搬入

追加の内装工事やインターネット回線、電気設備の整備を進めていきます。これらの工事は通常、数週間かかるため、スケジュール管理を徹底し、遅延が発生しないよう進行状況を定期的に確認し、必要に応じて調整することが重要です。

内装工事が完了したら、新規購入した家具や什器の搬入を行います。什器の配置や設置がスムーズに進むよう、事前にレイアウトを確認しておくと効果的です。

住所変更手続きと現オフィスの原状回復工事の発注

新しいオフィスの住所に関連する変更手続きを行います。ホームページやパンフレット、名刺、封筒、社員証などに記載されている住所をすべて更新し、取引先への連絡も漏れなく行いましょう。また、移転に伴う各種届出を忘れずに行い、必要な書類を準備しておくことが大切です。

移転に関する手続きには、移転前に完了できるものと、移転後にしか進められないものがあります。これらをリストアップして、漏れがないよう計画的に進めていきましょう。

さらに、現オフィスの後継テナントが見つからなかった場合、原状回復工事の手配も進める必要があります。賃貸借契約の期間が過ぎても原状回復が行われていないと契約違反となり、追加費用が発生する可能性があるため、工事業者の選定や見積もり依頼を早めに行い、スムーズに工事が進むよう手配を整えておきましょう。

居抜きオフィス：移転後のスケジュール

新しいオフィスに移転した後は、手続きなどがメイン業務となります。また、従業員がよりオフィスをワークスペースとしてだけではなく、リフレッシュする場としても活用してもらうためにはある一定のルールを構えることがおすすめです。

新オフィスの運用ルールと各種届出の準備

新しいオフィスに移転した後は、まず新オフィスの運用ルールを確立することが重要です。従業員がスムーズに新環境に適応できるよう、オフィス内のルールや使用方法を明確にしましょう。これには、デスクの使用方法、共用スペースの利用方法、セキュリティルールなどが含まれます。新オフィスでの運用が円滑に進むよう、全員にルールを共有し、周知徹底を図ることが必要です。

また、移転に伴う各種届出の準備も忘れずに行いましょう。新しい住所への変更手続きは、法務局、税務署、社会保険事務所などで必要となります。これらの届出が完了しないと、法的な問題が発生する可能性があるため、早めに手続きを進めることが大切です。

前オフィスの原状回復工事

移転後には、前オフィスの原状回復工事を行います。契約上、オフィス物件の原状回復工事は契約期間内に完了させる必要があります。解約日までに工事が完了しない場合、手直しなどの作業が発生し、その間の日割り家賃が発生する可能性があるため、注意が必要です。

一般的に、原状回復工事には1ヶ月程度を見込むと良いでしょう。それを見越して、工事業者の選定、見積もりの取得、工事内容の確認など、事前に計画を立てて進めることが重要です。スケジュールに余裕を持たせて、工事がスムーズに進行するように準備を整えておきましょう。

まとめ

オフィス移転の業務は多岐にわたります。移転計画から実行まで、細かなスケジュールを組み、効率よく進めることが求められます。特に居抜きオフィスの場合、通常のオフィス移転よりも確認事項が多く、詳細なチェックが必要です。内装や設備の引き継ぎ、前テナントとの調整など、スムーズに進行するためには事前準備が不可欠です。

居抜きオフィスの移転を成功させるためには、経験豊富な業者に依頼することが重要です。慣れている業者であれば、確認事項や手続きのポイントを押さえているため、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな移転をサポートしてくれます。また、移転業務を専門業者に任せることで、自身の本来の業務をおろそかにせずに済みます。

弊社は居抜きオフィス専用サイト「vivit」を運営しており、居抜きオフィスを含めた内装付きオフィスの契約実績も300件以上、累計面積23,000坪と豊富な実績を誇ります。物件探しだけでなく、移転目的の策定やその他のサポートも全て対応していますので、居抜きオフィスへの移転をご検討されている方は、まずはお気軽にご相談ください。移転の成功に向けて、全力でサポートいたします。