【オフィス移転事例】オープンスペースで生まれる新たな価値：戦略的なオフィス移転の影響

シンクデータコミュニケーション株式会社は、ITプロジェクトにおけるパートナーとして、ITコンサルタント、プロジェクトマネージャー、PMOなどの人材提案を通じて、企業のプロジェクトに対する高品質で最適なサポートを提供してきました。同社は、技術革新を取り入れつつ、顧客が直面する課題の解決に向けて迅速かつ的確に対応しています。

このたびのオフィス移転は、社内外の環境変化に対応するための重要なステップです。新オフィスは、従業員と顧客にとって共に刺激的で協働の促進が期待できる空間を目指してデザインされました。開放的なオープンエリアやガラスパーテーションで広がりを持たせた会議室が、クリエイティブなアイデアの実現とプロジェクトの効率化を支援します。

インタビューでは、移転が社内のクリエイティビティにどのように貢献しているか、また新しい環境が従業員のモチベーションにどのように影響しているかに焦点を当てています。さらに、将来に向けた当社の戦略的展望についても詳細に掘り下げます。

コスト効果を重視して、オフィスレイアウト変更から、オフィス移転へ

――今回のオフィス移転を考えられたきっかけ・目的を教えてください。

落合さん：テレワークの推進を行いながら、オフィスの稼働率管理を行っていましたが、従業員数の増加により、元々のオフィススペースが手狭になってきたことがそもそもの発端でした。移転前のオフィスは現在の面積の半分ほどであり、今思えば明らかに狭すぎたなと感じています。

当初は、内装を変更しオフィスのレイアウトを効率的に改善する計画でした。しかし、内装会社との相談の結果、レイアウトの変更にかかる費用が予想以上に高く、その費用で新たなオフィスに移転することがコスト的にも同等か、場合によっては安くつくことがわかりました。

オフィス移転を検討し始めた当初は、コワーキングスペースの活用も検討しましたが、最終的には社員がリラックスできるラウンジスペースを備えた広いオフィスを借りる方が全体として効果的だと判断し、通常のオフィスへの移転を決定しました。

――オフィス移転の前に抱えていた課題はどのような点でしょうか。

落合さん：全社員が一度に集まれる広いスペースが不足しており、これがチームワークや創造力の発揮に制約を与えていました。私たちはコラボレーションとイノベーションを重視しており、十分な交流と協働の場が確保できないことは、組織としての機能向上において大きな障害となっていました。

この問題に対処するため、新しいオフィス移転を決定しました。新しいオフィスでは、社員全員が快適に集まれるスペースを確保し、より活発なコミュニケーションと創造的な協働が行える環境を整えることを目指しています。これにより、社内の連携を強化し、全員が一丸となって新たな価値を生み出すことが期待されています。

――そのような課題は解決されましたでしょうか。

落合さん：はい、そのような課題は大きく改善されました。新しいオフィスに移転したことで、従業員が一堂に会しやすくなり、チームワークが向上しました。また、新しいオフィスには広いラウンジスペースがあり、社員間の自然な交流が促されています。この変化により、社内のコミュニケーションが活発になり、クリエイティビティの向上にもつながっています。

特に、プロジェクトチーム間のコラボレーションが効率的に行われるようになり、各プロジェクトの進行もスムーズになっています。全体として、新しいオフィス環境が社員のモチベーション向上と業務効率の向上に寄与しており、当初の課題を解決することができました。

社員一人ひとりが快適に仕事を行える環境づくりを目指して

――移転する際の物件選定で、重視されたポイントについてお聞かせください。

落合さん：移転する際に重視したポイントは、主に「社員が集まりやすい広いスペースの確保」と「働きやすい環境の構築」でした。特に、社員間のコミュニケーションと協働を促進するため、全員が参加できる研修会や会議が行える十分なスペースが必要でした。

今回のオフィス移転に際して、社員一人ひとりが快適に仕事を行える環境を重視するという明確なミッションがありました。これに従い、オフィス選定の際には、自然光が入りやすい場所選び、優れた空調設備、そして静かで集中しやすい環境を条件にリストアップしました。結果として、これらの要件を満たす物件に移転することができ、社員からの反応も非常に良いものとなっています。

――現在のオフィスで気に入っているポイントはどこですか。

落合さん：私たちの現在のオフィスで特に気に入っている点は、木目調の温かみのある内装と、社員一人ひとりの意見が反映されていることです。特に女性社員が多いため、女性の意見を大切にする文化があります。

弊社では、誰かの独断で意思決定するのではなく、社員の意見を積極的に聞くことを重視しており、その結果、働きやすく、居心地の良い空間が実現しました。家具もオフィスらしさを抑えたウッドベースの家具を選び、より温かみとリラックスできる環境を作り出しています。また、多数のオンライン会議ができるブースを設けることで、柔軟に外部との連携も行えるようになりました。

これらの要素が、日々の業務効率と社員の満足度を高めていると確信しています。

――あらためて、当社の対応についてご感想をお聞かせください。

落合さん：オフィスレイアウト変更を検討していた際、内装会社のグッドライフさんを通じてスリースターさんを紹介していただきました。

担当の阿由葉さんとのやり取りが特に心地よかったです。メールでやりとりをおこなうことが多かったのですが、日常のちょっとした話題から始めることで、自然なコミュニケーションが取れ、まるで直接会って話をしているかのような親しみを感じました。

例えば「今日は花粉がひどいですね」など、他愛もない話から始めたことで、お互いの距離がぐっと縮まった感じがします。直接会う機会は多くありませんでしたが、小さな交流が積み重なることで、お互いを理解し合い、最終的には当社に最適なオフィスを見つけることができました。このような形でのコミュニケーションが、新しいオフィス探しの成功に大いに貢献したと感じています。

――オフィス移転後の社内からの反応はどうでしたか。

落合さん：オフィス移転後の社内からの反応は非常にポジティブでした。新しいオフィスの綺麗さに多くの社員が驚き、高く評価しています。「こんなに綺麗で機能的なオフィスになるとは思わなかった！」という声が多数聞かれました。

また、当社の業務形態にはオンライン会議が多いため、新オフィスには多くのウェブ商談が可能なスペースが設けられています。これが特に喜ばれており、社内会議やクライアントとの商談が以前よりもずっとスムーズに行えるようになったと社員から感謝の言葉をいただいています。このような環境が、日々の業務の効率化に大きく寄与しています。

――社外からの反応はどうでしたか。

落合さん：社外からの反応も、非常に良かったです。新しいオフィスの綺麗さと機能性について特に好評をいただいています。「とても綺麗ですね！」というコメントを多数いただきました。

定期的に来社されるお客様からは、新しいオフィスの魅力に惹かれて、建物内を探検するかのように興味深そうに見て回られることもしばしばです。笑顔で楽しそうにオフィスを回られる様子からも、私たちが作り上げた空間が彼らにとって新鮮で興味深いものであることが伺えます。このように、社外の方々にも新オフィスが好印象を与えていることが確認できており、大変嬉しく思っています。

今後も積極的に価値を発信し、居心地の良い空間を作り続けることを目指して

――会社として今後取り組んでいきたい事はありますか。

落合さん：当社は今後、中途採用の強化に力を入れていく予定です。新しいオフィスの美しい環境を活かし、より多くの才能ある人材を引き寄せたいと考えています。

オフィスが一新され、見た目も機能も向上したことで、働きやすい環境が整いました。これを機に、さまざまなバックグラウンドを持つプロフェッショナルたちに私たちのビジョンを共有してもらい、共に成長していくための新たな一歩を踏み出したいと思います。

この美しく快適なオフィスが、新たなメンバーを惹きつけ、当社のさらなる発展を支える場となることを期待しています。

――最後にオフィス移転を考えている方にアドバイスがあればお願いいたします。

落合さん：オフィス移転を考えている方には、特に内装やオフィス設備の選定について、専門家に任せることをお勧めします。私たちもセットアップオフィスを選択しましたが、入居時にオフィス家具や収納が不足していたため、後から自分たちで用意することが結構大変でした。特に、収納するための什器や造作された棚などは内見時に細かく確認しておくと良いと感じました。

また、家具の組み立てなどは自分たちで行いましたが、これが予想以上に時間がかかり、本業の業務にも影響が出ました。当初はプロに任せる計画でしたが、提案された家具が希望していたスタイルやコストの面で合わなかったため、結局自分たちで選び直しました。

移転は多くの作業と決定が必要ですが、計画的に進めることで、移転後の効率的な業務再開につながると感じます。

――貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。

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