チェックリストの重要性

賃貸オフィスに事務所を移転する場合、多くの手続きをしていく必要があります。ですが、日常業務とは異なることも多く、ミスも多くなりがちです。チェックリストを作成しておくと、漏れなくスムーズな移転作業を進めることができます。

チェックリストの内容

1現在のオフィスに関するもの

・解約予告の時期
・保証金の返還時期
・新オフィスの入居可能時期
・原状回復条件の有無と業者指定条件の有無
・原状回復に関する費用の見積もり

1新オフィスの選定に関するもの

・立地やアクセス面
・社員の通勤時間や費用の増減
・銀行、郵便局など、業務に必要な施設の所在
・他の入居テナント
・賃料その他のコスト

新オフィスの環境の整備に関するもの

・使用する人数
・オフィスのレイアウトプランの作成
・受付や会議室、応接室などの有無
・什器備品やOA機器の購入やリースについての検討
・内装工事の見積もり

新オフィスへの移転プロジェクトに関するもの

・移転プロジェクトチームの発足
・従業員への説明
・引っ越し業者と内装業者の選定
・電話やFAX、OA機器の移設業者の選定
・移転プロジェクトに係る費用の概算
・移転時期の確定

移転案内に関するもの

・案内文の作成
・送付先リストの作成
・案内文及び宛名の印刷
・案内文のチェック
・案内文の送付

新オフィス移転後に関するもの(※必要に応じて)

・法務局への届け出(本店移転、支店の新設・移転)
・税務署への届け出(納税地変更異動届出書、給与支払事業所開設・移転・廃止届出書)
・都道府県税事務所への届け出(事業開始等申告書)
・社会保険事務所への届け出(所在地・名称変更届)
・公共職業安定所への届け出(事業主事業所各種変更届)
・労働基準監督署(労働保険名称・所在地変更届など)
・消防署(防火管理者選任届)
・郵便局(転居届)
・警察署(車庫証明)


などが記載してあれば、チェックリストとして十分機能するはずです。新オフィスへの移転においては、このようなチェックリストなどを作成・活用することで、トラブルのない移転作業が実現できます。

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