事務所移転(オフィス移転)とは(オフィス移転について)-用語集賃貸オフィスのオフィスター

事務所移転をする前に

業務拡大や戦略的拠点作りなど、事務所移転(オフィス移転)をする理由はさまざまです。事務所移転には、確認しなければならないことやいろいろな手続きが発生します。移転をスムーズに進めるためには、それらの内容をしっかりと把握し、スケジュールやコストなどを整理することが大切です。事務所移転の大まかな流れは以下のようになっています。

事務所移転の準備

事務所移転の際には、まず明確な意思決定が必要です。何の目的で移転をするのかをはっきりとし、適正な移転計画を基にして準備を進めていきます。事務所移転での契約解除は、ビルのオーナーや管理会社に前もって解約予告をすることが義務づけられています。おおよその目安として、解約予定日の3ヶ月から半年前が一般的になっています。次に事務所を明け渡す際の原状回復費用やその方法を聞いておきます。移転先を決めるに当たっては、移転する目的や規模・立地などの条件に優先順位を付け選定することが望ましいです。

移転スケジュールの注意点

また移転予定日は、同じビル内に入っている事務所の移転日と重ならないように配慮をしましょう。事務所移転には、引っ越しの見積もりを業者にしてもらう他に、移転場所で電話番号が変わる場合は、NTT166に聞いて電話回線の移転を依頼します。その他に、郵便局で郵便物の転送手続きを行ったり、取引業者への連絡や移転挨拶状の作成など、細々とした庶務や移転に伴う関係官庁への手続きなども発生するので、スケジュール表を作成して効率良く行わなければいけません。それと同時に、移転先の電話や内装・電気工事など、各業者とスケジュールを調整しながら打ち合わせをしていきます。事務所移転は、一般の引越しとは違いとても複雑です。しっかりとした移転計画とそれに基づいた綿密なスケジュールを立てておかないと、実際の業務に支障を来たすケースもよくあります。また情報漏洩の問題も絡んでくることも考えて、確かな管理の元で移転を行うことが重要です。