オフィスのレイアウトを変更する手順：効率と快適さを追求する方法

2023年12月20日

オフィスのレイアウトを変更すると、今まで使えていなかったスペースを上手に活用できて、業務効率アップに繋がります。問題となるのはオフィスのレイアウトを変更する手順です。

入居しながらのレイアウト変更は、移転よりも大変な作業になることもあります。自社のレイアウト見直しを考えるにあたり、どんな準備が必要なのか、どんな流れで作業を進めればよいのかチェックしておきましょう。

事前準備

現オフィスの課題を把握する

オフィスのレイアウトを変更する場合、まずは現在のオフィスの課題を把握しましょう。増員計画があるがスペースが足りない場合や、社員間のコミュニケーションがを活発化させたいなど、企業毎に課題があるはずです。レイアウトのパターンも複数あり、業種業態、勤務形態などの『働き方』などでも変わってきます。

一般的に、オフィス全体におけるワークスペースは50%から60%が適正な数値と言われています。何人がどれくらいのスペースに入るのか、一人当たりの業務スペースはどれくらいか、などを算出したうえで必要なスペースを計算しましょう。基本的に、一人当たり、幅1200×奥行1500mm以上のスペースが確保されているのが望ましいです。さらに、オフィス内の通路は、人が通りやすい幅が確保されているかもチェックしてください。無駄なスペースがないかを確認した上で、オフィスのレイアウト変更を検討しましょう。

イメージ、コンセプトを固める

オフィスのレイアウトを変更するには、具体的なイメージとコンセプトを固める事が大切です。レイアウトのコンセプトは、業務効率が向上し、結果的に利益につながる可能性もあります。より、会社のためになるレイアウトへの変更を望むのであれば、専門の業者に依頼するのがおすすめです。

デザイナーはオフィスのレイアウトにおいて、重要視するべきポイントを心得ています。専門家に依頼すると、単純にビジュアル性を高めるだけではなく、明確なコンセプトを決定し、業務の効率化を図れます。目的に合わせ、社員が働きやすい環境を作り上げるには、オフィスのレイアウトに特化したデザイナーに任せる事も、一つの選択肢としてあげられるでしょう。

レイアウトを決める

オフィスのレイアウト変更にあたり、イメージやコンセプトが定まれば、最終的なプラン作成に移ります。まずはゾーニングというエリア区画決めを行います。企業によって異なりますが、大きく分けると「エントランス」「会議室」「社長・役員室」「執務室」「リフレッシュ」のエリアに区別します。ゾーニングは業務効率や社員同士のコミュニケーション等に関わるため、入念に考えなければなりません。

レイアウトの中で、特に業務効率に関わる部分は執務エリアです。デスクの並べ方は業務に与える影響も大きいでしょう。業種や業態によって適した配置は異なるため、それぞれの特徴を把握したうえで選択する必要があります。

たとえば、一般的なレイアウトである島型対向型は、一人一人個別のデスクを組み合わる形です。定型業務に取り組む部署に適し、コミュニケーションが取りやすい特徴があります。フリーアドレスタイプは、固定席は決めず、共有席により自由に座れる形です。外回りが多い部署との相性が良く、社員数に応じて座席数を変動させられます。ただ、在席しているかがわかりにくいという点もあるので、人数が多い場合は運用面での工夫が必要になります。クリエイティブタイプは、背中合わせにデスクを配置するレイアウトで、チーム分けがしやすいです。設計やデザインのように集中して作業に取り組む業務に向いています。これらのように、デスクの配置一つにしても、業務にあった形を決める事が大切です。

スケジュールを決める

スケジュールは、早めに決める事が大切です。オフィスのレイアウト変更は、「変更計画」「検討」「業者の手配や見積もり」「仮スペースの準備」「仮スペースへの移動」「内装工事」「什器等、備品の用意や搬入」など、手順が多いです。明確なスケジュールを決めていないと、業務に支障をきたす可能性があるため、無計画にレイアウトを変更する訳にはいきません。

レイアウトのコンセプトやデザイン、その他の手配についても全て専門業者に任せるのであれば、細かな打ち合わせも重要です。デザインの計画や業者の手配等を自社で行うのであれば、抜かりなくスケジュールは決めましょう。

当日の流れ

当日の流れはしっかり把握しておきましょう。当日の作業は時間勝負になるため、円滑に進められる段取りを整えておかなければなりません。引越業者に依頼するのであれば、タイムスケジュールを確認し、対象部門には周知徹底しておくべきです。レイアウト変更を行う部分に関しては、事前準備が重要です。ダンボール箱や什器等を空き会議室などに移動させておき、電源や電話の工事ができるようにしておきましょう。業務がストップしてしまうため、電源や電話の工事は土日・夜間に済ませておくのが理想です。

当日は、工事のために移動させておいた什器などの搬入と、OA機器の接続を行います。それらが完了した段階で、ダンボールに詰めた細かい持ち物を運び込みましょう。業務上、すぐに使わなければならない書類など、搬入する物品に優先順位がある場合は、早めに設定し周知しておくことも大切です。また、自社社員でどこまで対応するかどうかも事前に決めておかないといけません。難しい工程もありますが、段取りが整っていいれば自社社員だけで対応することも可能です。