【オフィス移転チェックリスト】やるべきことをスケジュールに沿って解説！

オフィスの移転は、6～8ヶ月程度と多くの時間や労力がかかります。オフィス移転という大きなプロジェクトを成功させるためには、しっかりとスケジュールを組み、それに合わせたチェックリストも作成することが大切です。

今回は、オフィス移転を効率よく進めるためのチェックリストや注意したいポイントについて詳しく解説します。

【〜６ヶ月前】現オフィスのチェック

オフィス移転には6ヶ月以上かかるといわれており、物件探しやオーナーとの契約内容交渉期間を入れると遅くとも8ヶ月前には物件を絞っていたほうがよいでしょう。実際に新オフィスの物件が決まると、現在のオフィスをオーナーに返却する準備に入ります。

解約予告の時期の確認・解約通知

オフィス移転が決まったら、現オフィスのオーナーに対して解約予告を出します。解約予告を出す時期は一般的に退去の6ヶ月前ですが、契約内容によって異なります。解約予告の時期は、現オフィスを借りる契約を交わしたときに作成した「賃貸借契約書」を確認しましょう。解約予告を忘れて退去すると、違約金が発生する可能性も少なくありません。トラブルが起こらないよう、余裕を持って準備を進めましょう。

新オフィスへの入居可能時期を確認

新オフィスにいつ入居できるのか、入居可能時期を確認しておきましょう。例えば、不動産会社に鍵の受け渡し時期、オーナー側が行う工事が完了しているかなどを確認できます。工事が順調に進んでいるか、様子を尋ねることもできるでしょう。

現オフィスの解約までに新オフィスの入居ができる状態に整い、引越しも完了している必要があります。スムーズに移転できるよう、必ず確認しておきましょう。

現オフィスの原状回復の条件を確認

賃貸借契約書を見て、原状回復条件についての記載をチェックしましょう。現オフィスを立ち退く際、借主はオフィスを元の状態に戻して返却しなければならないことが多く、新オフィスの準備と並行して準備を進める必要があります。

具体的な内容は契約書によって異なりますが、設備のクリーニングや、備品の撤去、設置したパーテーションの撤去などが挙げられるでしょう。また、工事はオーナーやテナントビルが指定した工事会社に依頼しなければならい場合も多い（B工事）ので、忘れずチェックしてください。オーナーとトラブルが起こらないように契約書を基に不動産会社に確認しながら準備を進めましょう。

原状回復スケジュール、費用の確認

原状回復の条件を確認したなら、原状回復に向けてスケジュールを組みましょう。オーナーやビル側から原状回復工事の業者が指定されていない場合は、工事を依頼する業者を選定します。要らなくなった備品の処理方法や費用なども確認する必要があるでしょう。

具体的にしなければならないことについてチェックリストを作成し、スケジュール組み必要な費用を計算しましょう。オーナーやビル側とトラブルにならないように、事前に打ち合わせすることも大切です。

保証金（敷金）の返済時期を確認

現オフィスを契約した際の保証金（敷金）の返済時期を確認しましょう。賃貸借契約書に記載されている内容をチェックした後、オーナーや不動産会社などの管理業者に再確認しましょう。返還時期だけでなく、敷金から差し引かれる費用、返金方法などについても把握しておくことは大切です。

保証金（敷金）の返済時期は、多くの場合敷金の引き渡しから3〜6ヶ月程度です。現オフィスの保証金（敷金）を、新オフィスの保証金（敷金）に利用できない可能性が高いでしょう。

【〜６ヶ月前】新オフィスの選定・プランニング

オフィス移転の6ヶ月前は、現オフィスの回復と並行して新オフィスを選定し、準備が本格的にスタートします。

移転目的の明確化

オフィスを移転する際は、なぜ移転するのか目的を明確にしましょう。目的を明確にするなら条件に合った働きやすい環境を整えられるためです。結果的に、社員の満足度も高められるでしょう。

例えば、コスト削減のためなのか、生産性をアップするためなのか、事業の拡張のためなのかによっても移転する場所や物件の大きさ、選ぶ立地条件などが変わってきます。それとともに、社内の動線やレイアウトなども明確にすることで、新オフィスの選択肢を絞りやすくなるでしょう。

社員の通勤時間・費用の増減確認

オフィスの移転は、社員の勤務時間や勤務にかかる交通費用に大きな変化を与えます。新オフィスを決定する前に現オフィスと比べて、勤務時間はどれくらいかかるか、アクセスはよいかなど調べましょう。

また、交通費用の差額も確認することは大切です。通勤時間がかかる場所やアクセスの悪い場所に移転すると、社員が健康障害を抱えたり、業務効率が低下したりするリスクが発生します。アンケートなどを取って慎重に選ぶことも重要でしょう。

立地・場所の選定

新オフィスを選定するにあたって、立地や場所を慎重に選ぶことは重要です。業務効率や事業計画に大きな影響を与えるためです。社員はもちろん、取引先、顧客にとってアクセスしやすい場所を選びましょう。

また、オフィス街、商業施設内、住宅街など周辺環境も考慮し、企業の業務内容に合っているエリアを選定します。ビルのテナントを考慮している場合は、耐久性やセキュリティ、空調設備、光回線の設備、テナントを利用する上でのルールなどを確認することも大切です。また、銀行や郵便局、コンビニ、ランチができる場所があるかなど、近隣の施設を踏まえて決めることも重要といえます。家賃と条件のバランスを考慮し、選定しましょう。

入居テナントの確認

オフィスの移転先を決定するにあたり、新オフィスの入居テナント情報を考慮することも大切です。例えば自社の事情内容と相性のよいテナントが近くにあるなら情報交換や共同プロジェクトの機会が増え、事業効率化や事業拡大につながる可能性があります。

また、顧客や取引先との利便性を考慮したテナント構成を選ぶなら、ビジネスチャンスも広がるでしょう。さらに託児所、レストラン、カフェやジム、クリニックが近くにある場合、社員の満足度がアップします。

コストの確認

新オフィスを決定する際は、コストの確認も徹底的に行ってください。コストの確認をするうえで、イニシャルコストとランニングコストの2つを考えましょう。

イニシャルコストの中には、新オフィスを契約するにあたって必要となる敷金（保証金）・礼金、前家賃・前共益費・仲介手数料などが含まれます。

ランニングコストには、家賃・共益費・水道光熱費・看板使用料・警備費などが含まれます。共益費には管理費用・修繕積立金・駐車場代など含まれますが、費用と内容の詳細はビルによって異なるので確認しましょう。また、電話回線やインターネット回線、LAN配線の費用も必要です。複数のオフィスのコストを計算し、コストパフォーマンスが高いオフィスを選定しましょう。

オフィスプランニング

理想のオフィスを実現するために、オフィスプランニングを行います。オフィスのレイアウトや動線を最適化することで、業務効率がアップできます。快適で働きやすいオフィス環境を作りだすなら、社員のモチベーションも上がるでしょう。
そのためには、現場のニーズや課題点を分析し、使い勝手やコストを考慮することが大切です。コストを掛けるところと削るところを明確にし、予算内で最適なプランを検討しましょう。

移転スケジュールの作成

オフィス移転に関する詳細なスケジュールを作成し、関係者間で共有することが大切です。移転スケジュールの中で、社員にも関係している内容はシェアし、全員が十分に余裕を持って準備に取り組めるようにしましょう。

スケジュールでは、移転予定日に向けた引越しの計画、新オフィスの準備、旧オフィスの回復作業などの内容や責任者を明確にします。スケジュールを共有することで、全員がスケジュールに基づいて行動できるので、無駄なコストを削減できるでしょう。

【4～5ヶ月前】社内の移転準備

オフィス移転の4ヶ月前は社内の移転の具体的なスケジュールが本格的に動き出し、みんなが慌ただしくしている時期です。

引越し業者の選定

引越し業者の選定も行いましょう。早めに業者を選定することで、希望の日程に移転作業を依頼できます。引越し費用は、移動距離や荷物の量、運ぶものなどによって異なります。業者に見積もりをお願いする前に、処分するものと新オフィスでも使うものを選別したり、精密機器など繊細な荷物がどれくらいの量あるのか見極めたりしましょう。

その後、複数の業者に見積もりを取り、費用面だけなくサービス内容や保証内容、オプションなどを考慮し、総合的に判断して決定しましょう。

内装業者の選定

内装業者を選定し、工事に着手しましょう。社員が快適に働ける動線や、配置を考えて、全体のレイアウトや具体的なプランを決めます。その後、複数の業者に見積もりをお願いし、よりよい条件や希望通りの仕上げをお願いできそうな業者に決めましょう。見積もりを頼む際は、比べやすいように同じ条件で提出するのがおすすめです。

また、費用だけでなく、対応の仕方、オプションの内容などを考慮し総合的に判断することも大切です。イメージに近いレイアウトの写真をいくつか用意しておくと、理想のオフィスを実現しやすいでしょう。内装を決めると同時に必要な家具や什器をイメージしておくとスムーズに進むでしょう。

社員への移転計画の説明

移転スケジュールの詳細な立案とともに、社員へ移転計画に関する情報を説明します。オフィス移転は、社員にとっても大きな変化です。説明することで社員の不安を解消でき、モチベーションの向上につながります。

説明では、移転の目的、スケジュール、新しいオフィスの立地や内装などを伝えましょう。質問応答の場を設けたり、説明内容をまとめた資料を準備したりすることで双方のコミュニケーションがより円滑になります。社員がオフィスの移転をポジティブな変化と受け取るなら、理解や協力を得られやすいでしょう。

オフィス移転の概算費用・総予算の確認

オフィス移動の概要費用や総予算を計算し出しましょう。コストを考える際は、新しいオフィスの移転に必要な費用だけでなく、引越しにかかる費用も含めます。

さらに、旧オフィスの原状回復工事費用や、引き渡しまでにかかる家賃、光熱費も把握し計算することも大切です。予算を大幅にオーバーする事態を避けるために、各項目の費用の内訳をして、詳細な見積もりを取りましょう。

また、トラブルや予想外の事態に備えて、予備費用を設けておくことも考慮してください。

【1～3ヶ月前】オフィス移転直前の準備

オフィス移転直前は、社員全員が慌ただしく引越しに向けて動いている時期です。やるべきことがどんどん増えてきますが、チェックリストをもとに焦らず計画的に進めましょう。

移転案内状の作成・送付

オフィスの移転は、取引先や顧客に影響を与えます。円滑な関係を維持し、信用関係を保つためにも取引先や顧客へ送る移転案内状を作成し、送付しましょう。

移転案内状には、移転日、新しい住所、電話番号、移転に伴う変更などを伝えます。新しい住所には地図をつけると親切です。手紙で出す場合は、上質な紙を使用して丁寧に印刷しましょう。

加えて、メールホームページやSNS用の移転案内状を作成するのも効果的です。

取引先への周知を

移転案内状の作成に加え、社内や取引先にオフィス移転の周知を関係各所へ周知します。取引先へ周知することで、業務に支障をきたすことなく移転を進められます。

社員の協力なくしては、移転をスムーズに行えません。できるだけ早めに適切なタイミングで周知することで、理解と協力を得られやすいでしょう。

印刷物住所変更（会社概要・名刺等）

企業の住所が載せられている印刷物を変更する手続きを行います。印刷物にはパンフレット、会社案内、チラシなど会社概要の他に名刺、封筒請求書なども挙げられます。細かな作業となるため、見落としている箇所がないか念入りに作業を進めましょう。

印刷物の変更とともに、旧印刷物を処分することも忘れないように気をつけましょう。また、ホームページやSNSの情報も更新する必要があります。

郵便物への転居届提出

オフィスの移転に伴い、郵便物の転居届を提出することは重要です。提出を忘れると、重要な郵便物が届かない可能性もあり、業務に支障が出かねません。転居届の提出は、郵便局の窓口やインターネットのe転居サービスからできます。

ホームページには、方法に関する詳しい情報が載せられているので確認しましょう。
取引先とのやり取りをスムーズに行い、信頼関係を保つためにも忘れずに提出してください。

設備・リースなどの契約変更手続き

スムーズな移転をするために、設備やリース契約の変更が必要となる場合もあります。契約の変更を怠ると、多額の費用が発生するなどトラブルが起こる可能性も否定できません。契約内容を確認し、速やかに対応しましょう。

対象となる設備やリースなどの契約は、電話回線、インターネット回線、コピー機、オフィス家具、セキュリティシステムなどです。 また、企業によっては特別な精密機械や車をリースしていることもあるでしょう。契約内容の変更は可能か、解約金が発生しないかなどを事前に確認します。手続きに時間がかかることを考慮して、早めに手続きを進めましょう。

オフィス移転後に行う届出

オフィス移転後は住所や電話番号などの変更に伴って、さまざまな機関へ届出をしなければなりません。スムーズな移転のためにはチェックリストに沿って、必要な届出をもれなく行いましょう。

法務局

法務局へ本店移転登記を行います。申請は移転後２週間以内に行わなければなりません。法務局へ直接赴いて申請できますが、インターネットからの申請も可能です。

申請する法務局が旧オフィスと同じ場合、申請には本店移転登記申請書・株主総会議事録・取締役会議事録などが必要です。異なる場合は、旧所在の管轄法務局で手続きを行い、追加で新オフィス用の本店移転登録申請書と印鑑が要ります。

申請する法務局が旧オフィスと同じ場合の料金は3万円、異なる場合は6万円です。

税務局・都道府県税事務所

本店移転登記後、税務署へ移動届と、給与支払事務所等の開設・移転・廃止届書を提出します。給与支払事務所等の開設・移転・廃止届書は移転後1ヶ月以内ですが、移動届は移動後できるだけ早く提出しましょう。会社を運営するにあたって、法人税や社員の所得税が発生しますので、さまざまな手続きをスムーズに行うためにも、速やかな対応が必要です。

社会保険事務所・労働基準監督署

社会保険事務所と労働基準監督署へ届出をします。手続きが遅れると、社会保険の手続きが滞ったり、労働保険の給付を受けられなかったりするリスクが伴います。

社会保険事務へは、オフィス移転後5日以内に健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正届）を提出しなければなりません。

労働基準監督署へは移転から10日以内に労働保険名称・所在地等変更届を提出します。

公共職業安定所（ハローワーク）

ハローワークの届出を怠ると、求人情報を提示できなかったり、雇用保険の手続きが滞ったりする問題が発生します。移転後10日以内に届出を提出しましょう。

ハローワークは求職者と求人企業のマッチングを支援する役割があります。企業の情報が最新でなければ、求職者に正しい情報を提供できません。また、社員が離職したり休職したりした場合は雇用保険手続きが必要です。住所変更が変更されないと、不支給になる可能性もあるでしょう。

ハローワークには、雇用保険事業主事業所変更届を出します。必要な提出書類については、管轄するハローワークに事前に確認し準備しましょう。

銀行口座・クレジットカードの住所変更

銀行口座やクレジットカードの住所変更手続きを行いましょう。手続きを怠ると、口座からの引き落としができなかったり、クレジットカードが利用できなくなったりする問題が起こります。また、重要書類や郵便物が届きませんので、スムーズに変更手続きを行いましょう。

住所変更方法は、使用している銀行やクレジットカード会社によって異なります。銀行の場合、銀行窓口や電話、インターネットバンキングからの変更できるケースが多いです。クレジットカードも、窓口、電話、インターネットなどから変えられます。

オフィス移転を効率的に進めるポイント

オフィス移転は企業にとって大きなイベントです。期待が高まるとともに、社員の負担を増やしたり通常業務を中断させたりすることも多いでしょう。オフィスの移転を効率的に行うためには、以下のようなポイントを押さえておく必要があります。

移転業務に関われる担当者を決める

オフィス移転のためのプロジェクトチームを結成し、移転業務に関われる担当者を決めることを考慮しましょう。担当者を決めることで、業務の分担や管理がスムーズになり見落としも減ります。

担当者には、経験や知識が豊富なマネジメント能力のある人を選ぶのがおすすめです。リーダーだけでなく各部門の担当者を決めるなら、円滑にプロジェクトを動かせます。さまざまな決定を効率的に行え、トラブルも回避できます。

解約の手続きなど早めに準備を進める

オフィス移転をスムーズに進めるためには、旧オフィスの解約手続きの準備を早めに進めることも大切です。例えば、賃貸借契約を解約し、通知予告を行います。また、電気・ガス・水道などの解約も必要です。

さらに、インターネット回線や電話回線の解約手続きも忘れないようにしましょう。解約を忘れると、費用を余計に払わなければなりません。引越し予定日から逆算し、適切なタイミングで解約しましょう。

引越しの準備はあまり使用しないものから徐々に進める

引越しの準備をする際は、通常業務を停止する必要があり社員にも負担がかかります。できるだけスムーズに準備するために、計画的に取り組みましょう。

例えば、あまり使用しないものから徐々に準備を進めると、業務の影響を最小限に抑えられるでしょう。 必要な段ボール箱やガムテープを早めに用意してください。社員が効率的に準備できるように、引越しのスケジュールを明確にすることも大切です。

活用できる補助金を利用する

企業の引越しは多大なる労力や時間とともに費用もかかります。引越し費用を少しでも抑えるために、政府や自治体から補助金の利用を検討しましょう。例えば、国の補助金制度の中に、ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金があります。生産性向上のための設備投資やオフィス移転を支援しているもので、中小企業や小規模事業者が対象の制度です。

制度の内容はその都度変わったり、予定していた金額に達すると終了したりすることも珍しくありません。補助金の有無について、国や自治体の制度を確認しましょう。

その他にも、オフィスでの働き方を変えることによって、従業員へのルールや制度の変更の周知を行う必要があります。

また、フリーアドレス化と平行してペーパーレス化を進めるなど、会社の制度の見直しも必要になる場合もあるため、全員で同じ方向を向いて何が必要か議論することが不可欠といえます。

オフィス移転は業者に依頼するのも1つの手

専門業者にオフィス移転を依頼するのも効率的な方法です。オフィスの移転は、さまざまな労力や時間がかかる大きなプロジェクトです。通常の業務の片手間、移転の準備を全て自社で行うのは難しいことも少なくありません。専門業者に依頼するなら、時間短縮と労力の削減ができるでしょう。

また、専門の知識や経験を持つ業者に任せることで、多くのスケジュールをすり合わせたり、チェックリストを作成したりする負担も減ります。オフィス移転業者には、新しいオフィスの内装まで受け持つ業者、引越しだけを専門にしている業者、アドバイスを与える業者などがあり、サービスの内容が異なります。業者に頼む場合は自社がどこまで必要か検討し、希望するサービスを提供している業者に依頼しましょう。

チェックリストを作って円滑にオフィス移転を進めよう

オフィス移転の際は、さまざまな手続きや決定をする必要があります。オフィス移転をスムーズに進めるためには、スケジュールやチェックリストを作成し計画的に取り組むことが欠かせません。プロジェクトチームを作り、チームが中心となってスケジュールを組んだりチェックリストを作成したりして抜かりのないように作業することが大切です。自社だけで作業を進めるのは負担が大きい場合、企業に依頼し相談することも検討できるでしょう。

スタログでは、オフィスの移転に伴う悩みを解消するためのご相談を受け付けています。物件選定から契約、移転まで、お客様の理想のオフィス移転がスムーズに進められるよう、お手伝いさせていただきます。お電話、お問い合わせフォームからのお問い合わせが可能です。オフィス移転を検討中の方は、ぜひお気軽にご連絡ください。

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