オフィス移転拡大を成功させる5つのポイントや移転拡大のメリットを解説

「ビジネスを成長させるためオフィスの移転拡大を検討しているが、どのような手順で移転させたらいいかわからない」と、オフィスの移転拡大について悩んでいる人もいることでしょう。

オフィスを移転拡大する際の成功のポイントは5つあり、すべての内容を理解し実行していくことが移転拡大の成功のカギです。

本記事ではオフィスを移転拡大する際の成功のポイントや移転の理由、メリット・デメリットを解説します。オフィスの移転拡大についてお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

オフィスの移転拡大を成功させるための5つのポイント

オフィスの移転拡大を成功させるには、移転拡大のポイントを押さえているかどうかが重要となります。オフィスの移転拡大を実行する前には、成功するためのポイントを抑えて移転の効果を最大限に引き出していきましょう。

オフィスの移転拡大を成功させるためのポイントは、次の5つです。

ここからは、オフィスの移転拡大を成功させるポイントを詳しく解説していきます。

拡大の必要性を評価する

オフィスを移転拡大するときには、拡大の必要性を評価することが大切です。

オフィスを移転拡大を行ったとしても、必ずビジネスの成長が加速するわけではありません。オフィス移転拡大の効果を最大限引き出すためにも、移転拡大とビジネスの成長目標との関連性を明確にしておく必要があります。

たとえば、ビジネスの成長目標が従業員の作業環境改善なのか、生産性の向上なのかにより移転拡大に必要なオフィスの条件が変わります。ビジネスの成長目標を効率的に達成できるオフィスなのかどうか、計画の時点でしっかりと評価しておきましょう。

適切なロケーションを選定する

オフィスの移転拡大を成功させるには、適切なロケーションを選定しましょう。

ロケーションは、ビジネスの成長目的を達成するのに大きな影響を与えます。そのため、オフィスのロケーションを慎重に選定しなければなりません。オフィスのロケーションを選定するときには、次の項目を考慮することが大切です。

• 交通アクセスの良さ
• 至近距離の駅の利便性
• オフィスの集積度
• 周辺人口
• 発展性 など

また、周辺環境だけでなく、移転前と移転後のオフィスの関連性まで考慮しなければなりません。移転前と移転後の関連性が薄い地域に移転すると、今まで獲得してきた顧客を失ったり、深耕してきた経済基盤を失ってしまうおそれがあります。

スペースプランニングを工夫する

オフィスの移転拡大を計画するときには、スペースプランニングを工夫することが大切です。

スペースプランニングとは、目的を達成するためオフィスのレイアウトや内装、家具の設置を検討することです。

ビジネスの成長目標に適した環境のオフィスに移転拡大したとしても、スペースプランニング次第では事業の効率化が落ちてしまいます。スペースプランニングをしっかり行うことで、従業員の生産効率やモチベーションアップの効果を最大限に引き出すことが可能です。

スペースプランニングはオフィスの移転拡大に大きな影響を与えることもあり、専門家にプランニングしてもらうことも検討しましょう。

移転プロジェクトを管理する

オフィスの移転拡大を成功させるには、移転プロジェクトをしっかりと管理する必要があります。

計画やロケーション、スペースプランニングを適切に立案しても、移転プロジェクトを管理しなければ効果を最大限に引き出せません。移転プロジェクトで管理する主な内容は、次のとおりです。

• 移転プロジェクトを円滑に進めるための計画立案
• タイムラインの設定
• 関係者との密接なコミュニケーション

オフィスの移転拡大を行うためには、実際にオフィスを移転するまでの計画が必要です。移転はいつ開始するのか、スムーズに移転させるための施策はどうするのか、事務手続きや工事関係の手配はどうするのかなど多くの要素を考慮して進めていくことが大切です。

費用対効果を考慮する

オフィスの移転拡大をする際には、費用対効果を考慮することが重要です。

オフィスの拡張や移転には大きな費用が伴います。コストに見合ったビジネスの成長が見込めるのか検討しなければなりません。

また、費用対効果を考えるときには、長期的な投資であることを前提に考えることが大切です。費用対効果を長期的な投資として考えるには、事業の長期目標も明確にしておく必要があります。今後の事業の成長に合わせて費用対効果があるか確認していきましょう。

オフィスを移転拡大する7つの理由

オフィス移転拡大を行う会社は多くありますが、それぞれの会社の移転目的は異なります。移転目的の内容を知ることで、自社にとってオフィスの移転拡大が必要かどうか判断できるようになります。

オフィスの移転拡大をする理由は、次の7つです。

オフィスの移転拡大を行う企業は多くあり、それぞれの企業によって移転の目的は異なります。どのような理由で企業がオフィスの移転拡大しているのかみていきましょう。

生産性の向上を実現するため

オフィスの移転拡大を実行すると、生産性の向上が実現できます。

オフィスの移転拡大は、次のように従業員に大きな影響を与えます。

• モチベーションアップ
• コミュニケーションの増加
• インフラ整備による仕事進行の快適化

上記のとおり、オフィスの移転拡大を行うと従業員にプラスの影響を与え、各従業員の生産性の向上が見込めます。従業員の数が多ければ多いほどスケールメリットも大きくなるため、事業発展のスピードが加速度的に上昇する可能性も秘めています。

地名のブランド力を活用するため

オフィスの移転や拡張により、新しい地域のブランド力を活用する機会が得られます。

多くの消費者は、地域名が持つブランドイメージに強く影響を受けます。例えば、「東京ディズニーランド」は実際には千葉県に位置していますが、東京という名称を使用することで、都市部のアクセスの良さや都会的なイメージを強調しています。

このように、地名を活用することは、商品やサービスの信頼性や魅力を向上させる効果的なブランディング手法です。企業の所在地が示す地名が、そのビジネスの印象に大きく寄与するため、適切な地域での事業展開が重要です。

さらに、単なる地名だけでなく、特定のビル名や地域もブランディングに寄与します。例えば、「六本木ヒルズ」や「新宿住友ビル」といった名前は、それ自体で高級感や信頼性を消費者に与える効果があります。

優秀な人材を確保するため

オフィスの移転や拡大は、より多くの雇用機会を創出し、結果として優秀な人材を確保しやすくなるという大きなメリットがあります。広いオフィススペースは、単に多くの従業員を収容するだけでなく、採用プロセスにおいても大きな柔軟性を提供します。例えば、スペースの制約により採用をためらっていた企業がオフィスを拡張することで、必要な才能を迅速に確保し、組織全体の成長を加速させることが可能になります。

また、オフィスの移転や拡張は、職場の環境を大きく改善する機会でもあります。最新の設備を導入したり、デザインに工夫を凝らしたりすることで、オフィスは単なる作業場所を超え、創造性と生産性を刺激する空間へと変貌します。快適で刺激的なオフィス環境は、業界での競争力を高める要素となり、特に高いスキルを持つ専門職の才能を引きつける効果があります。

さらに、オフィスの立地やデザインが提供する独自の魅力は、企業のブランドイメージを形成し、求職者にとって魅力的な要因となります。例えば、エコフレンドリーな設計や、従業員の健康を考慮した設備などは、社会的責任を重視する優秀な人材を引き寄せるのに効果的です。これにより、企業は同業他社との差別化を図り、業界内での魅力的な雇用主としての地位を確立することができます。

オフィスの拡張によって改善されるこれらの条件は、特に優秀な人材の採用と保持において、企業にとって非常に価値ある投資となります。

オフィス集約のため

複数の拠点を持つ企業にとって、オフィス機能を一つの事務所に集約することは、効率的な運営とコスト削減の大きなチャンスです。地理的に分散した事務所は、管理や運営の面で重複するコストや労力を要することが多いです。これには家賃、光熱費、保守管理費などが含まれます。

オフィスの集約により、これらの費用を大幅に削減し、同時に事務所間のコミュニケーションや業務の一貫性を向上させることができます。特に、一つのビル内に複数のオフィススペースを持つ場合、これらを一つのフロアに集約することで、チーム間の協力がスムーズになり、プロジェクトの進行がより一体化します。

このような集約は、企業のリソースをより効果的に活用することを可能にし、管理の手間を減らすとともに、従業員の満足度を高める効果も期待できます。事務所が一箇所に集まることで、社内の情報共有が活発になり、企業文化の統一と強化が進みます。また、必要なリソースへのアクセスが容易になるため、日々の業務効率も向上します。

オフィスの集約は、企業が新たなビジネスチャンスに迅速に対応できるようにするための戦略的なステップであり、長期的な競争力の強化に寄与する重要な決定です。

事業拡大や従業員数の増加のため

オフィスの移転や拡大は、企業の成長戦略において重要な役割を果たします。スペースの増加によって、より多くの従業員を迎え入れることが可能となり、これが直接的に事業拡大の加速に寄与します。広いオフィスでは、新しい部署の設立や既存チームの拡張が容易になり、企業全体の機能が強化されます。

従業員数の増加は、作業の分担と専門化を促進し、それぞれのチームがより効率的にタスクに集中できるようになります。これにより、生産性が全体的に向上し、短期間での目標達成と市場への迅速な対応が可能になります。また、新たな人材がもたらす新しいアイデアやスキルは、創造的な解決策やイノベーションの推進に寄与し、企業の競争力をさらに高めることができます。

事業の急速な拡張を目指す場合、オフィスの移転や拡大は単にスペースを増やすだけでなく、組織のダイナミズムを高め、新たな市場機会への適応力を強化します。これは、成長を目指す企業にとって、戦略的にも財務的にも賢明な投資と言えるでしょう。

オフィス環境の改善のため

オフィスの移転や拡張により、職場の環境を向上させることができます。

厚生労働省が指摘するように、快適な職場環境を整えるためには以下の4つのポイントを考慮することが重要です。

[1]作業環境不快と感じることがないよう、空気の汚れ、臭気、温度等の作業環境を適切に維持管理すること。[2]作業方法心身の負担を軽減するため、相当の筋力を必要とする作業等について、作業方法を改善すること。[3]疲労回復支援施設疲労やストレスを効果的に癒すことのできる休憩室等を設置・整備すること。[4]職場生活支援施設洗面所、トイレ等職場生活で必要となる施設等を清潔で使いやすい状態にしておくこと。

引用：厚生労働省「職場のあんぜんサイト 快適職場」

オフィス環境を改善することで、従業員の生産性が向上し、結果として売上の増加にも寄与します。

具体的な改装例としては、次のような措置が挙げられます。

• OAフロアの導入による配線の整理
• 会議室を増設して予約の混雑を解消し、作業効率を向上
• リフレッシュスペースや仮眠室を設けて、従業員のウェルビーイングを支援

このように、オフィス環境の改善にはさまざまな施策が考えられます。

オフィスを移転拡大するメリット

オフィスを移転拡大することにはメリットがあるものの、どのような内容なのか理解していないとメリットを活かすことはできません。オフィス移転拡大の効果を高めるためにも、メリットの内容をしっかりと確認しておくことが大切です。オフィスを移転拡大するメリットは、次のとおりです。

オフィスの移転拡大のメリットを確認し、移転拡大の効果を高めていきましょう。

従業員のモチベーション向上

オフィスの移転や拡張を通じて、従業員のモチベーションが向上すると期待されます。

新たなオフィスでは、最新の設備導入や休憩スペースの充実、作業環境の全面的な改善が実現可能です。これにより、日々の業務がしやすくなり、従業員の働く意欲が自然と高まります。

さらに、現代ではオフィスワークとリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークスタイルが重要視されています。オフィスの移転や拡張により、このようなワークスタイルをサポートするための適切なインフラを整えることができ、従業員のモチベーションをさらに促進します。

従業員のモチベーションは企業成長の鍵を握るため、オフィスの移転や拡張は業績向上にも直接的な良い影響を及ぼすと期待されます。

コミュニケーションの活性化

オフィスの移転や拡張に伴うレイアウト変更は、従業員間のコミュニケーションを活発にします。オープンな空間設計やコラボレーションを促す共有エリアの導入により、情報共有がスムーズになり、チームワークが向上します。

これにより、ストレスの軽減、情報の迅速な流通、離職率の低下、そして全体的な生産性の向上が期待できます。適切なコミュニケーションは、企業文化を豊かにし、組織全体の効率と士気を高める重要な要素です。

業務効率の最適化

古くなった設備や手狭になったオフィス環境は、業務の効率を妨げる大きな要因です。

オフィスの移転や拡張により、これらの問題を解消し、作業空間を最適化することができます。新しいオフィスでは、適切な設備投資と空間利用により、業務の流れをスムーズにし、時間管理を改善できます。

このような変更は、日々の業務を迅速かつ効果的に行えるようにするため、直接的に業績の向上に寄与します。

オフィスを移転拡大するデメリット

オフィスを移転拡大するデメリットは、次のとおりです。

• レイアウトに失敗するおそれがある
• 移転コストがかかる
• オフィス移転により通勤時間が長くなる社員もいる

オフィスの移転拡大には多くのメリットがあるものの、デメリットもあります。オフィスを移転拡大をする際には、デメリットも理解した上で実行していきましょう。

レイアウトに失敗するおそれがある

オフィスの移転は多くの機会をもたらす一方で、不適切なレイアウト設計によって効果が損なわれるリスクがあります。以下はそのような失敗例です。

• 防音対策の不足: 事務所内の騒音は作業の集中を阻害し、職場のストレスを増加させる可能性があります。
• 動線の悪化: 机や機器の配置が密すぎると、従業員の動きが制限され、作業効率が下がります。
• 受付スペースの狭小化: 生産性の追求が原因で、来客用のスペースが犠牲になり、企業の印象が損なわれることがあります。

これらの問題は、オフィスの機能性や従業員の満足度を直接的に低下させ、結果的に移転の目的を無効にすることがあります。

オフィスレイアウトを成功させるためには、適切なスペースプランニングが重要です。これには、事前のニーズ分析、専門家との協議、そして現実的なスペースの活用計画が含まれます。また、将来の拡張や変更に柔軟に対応できる設計を考慮することも重要です。

具体的には、防音材の選定、適切な家具の配置、受付エリアの設計に十分な注意を払うことが効果的です。これにより、オフィス移転が全体的な業務効率と職場の快適性を高める手段となるでしょう。

移転コストがかかる

オフィスの移転や拡大は、計画的な管理が求められる多額の費用が伴います。移転にかかる主なコストとその対策を以下のように整理しました。

賃貸借契約時	敷金・礼金
	保証金
	仲介手数料
入居費用	レイアウトの設計費用
	内装・空調工事費用
	家具・備品購入費用
インフラ整備費用	電気工事費用
	インターネット環境整備費用
	電話線工事費用
退去費用	原状回復工事費用
	不用品廃棄処分費用
	引越し費用

コスト管理のための戦略

1. 見積もりの比較: 各サービス業者から複数の見積もりを取得し、コストとサービス内容を比較します。
2. 予算の精緻化: 全てのコスト項目を明確にし、予算を厳密に管理します。
3. 長期的視点での投資検討: 初期投資が高くても、長期的にコスト削減に繋がる選択肢を検討します。例えば、エネルギー効率の良い設備は運用コストを削減します。

オフィス移転はただの場所変更ではなく、企業の成長戦略に密接に関連する重要な決断です。適切なコスト管理と計画により、移転が成功への投資となるよう努めることが重要です。

オフィス移転により通勤時間が長くなる社員もいる

オフィスの移転は、一部の従業員にとって通勤時間が長くなる可能性があります。これは、特に大都市圏での移転の場合に顕著です。通勤時間の増加は、従業員の生産性に悪影響を及ぼし、場合によっては離職の原因にもなり得ます。

オフィス移転は大きな変化であり、従業員にとっての影響も少なくありません。従業員が新しい状況に順応し、引き続き高いモチベーションを持って働けるように、計画的かつ配慮深いアプローチが必要です。これには、コミュニケーションの強化と適切な対策の実施が鍵となります。

オフィス移転拡大を成功させるポイントのまとめ

オフィスの移転拡大には多くのメリットがあるものの、デメリットがあります。

デメリットを抑えるためにも、オフィスの移転拡大を成功させるためのポイントを押さえておくことが大切です。

オフィスの移転拡大のポイントは、次の5つです。

• 拡大の必要性を評価する
• 適切なロケーションを選定する
• スペースプランニングを工夫する
• 移転プロジェクトを管理する
• 費用対効果を考慮する

オフィスの移転拡大による効果を上げるための準備を行って会社の業績、従業員の業務効率などを実現していきましょう。