オフィス移転で失敗しない！什器選びのポイントと注意点

オフィス移転は、企業の成長や変化を映し出す重要な節目です。新しい場所でのスタートを切るためには、適切なオフィス家具や什器の選び方が欠かせません。

間違った選択は、後々の業務効率や従業員の満足度に影響を与える可能性があるため、慎重な選定が求められます。

本記事では、オフィス移転時の什器選びのポイントと、避けるべき注意点について詳しく解説していきます。

オフィス移転の成功に欠かせない什器の選び方と決め方

オフィス移転は企業の新たなステージへの一歩として、大きな意義を持つイベントです。その成功の鍵となるのが、適切な什器の選び方と決め方。

働く環境を大きく左右する什器選びは、業務の効率や従業員のモチベーション向上にも繋がります。本記事では、オフィス移転時に最適な什器を選定するためのポイントと、その決定の際の考慮すべき事項について詳しくご紹介します。

オフィスのレイアウトに合わせた什器選びのポイント

オフィスのレイアウトに合わせて什器を選定することは、快適な職場環境を作るために欠かせない要素の一つです。まずは、机やイスの配置、収納スペースの位置などを考慮して、什器を選ぶようにしましょう。

机やイスの配置によって、仕事の効率や快適さが大きく変わってきます。例えば、作業スペースが狭くて机やイスが詰め込まれていると、作業中にストレスがたまり、集中力が低下してしまいます。そのため、十分なスペースを確保し、机やイスの配置を工夫することが大切です。

また、収納スペースの位置も重要です。固定席では、必要な書類や文具が手の届く場所にあることで、作業効率が上がります。一方で、収納スペースが足りないと、机の上に書類や文具が散乱してしまい、作業効率が低下してしまいます。そのため、収納スペースの位置や量を考慮して、適切な什器を選ぶようにしましょう。

フリーアドレスの場合は、個人用ロッカーに収納できる「フリーアドレス用バッグ」がおすすめです。文具や電卓、必要な書類などを持ち運ぶことができます。フリーアドレスで大事なのは、「共有できるものは共有する」ということです。文具なども、コピー機の周辺に文具コーナーを設置すると、マグネットスペースとしても利用できるのでおすすめです。

さらに、動線や通路の確保も忘れずに行いましょう。机やイスの配置だけでなく、人が移動するためのスペースも確保することで、オフィス内の移動がスムーズになります。また、火災などの緊急時にも、避難するための通路が確保されていることが重要です。

以上のように、オフィスのレイアウトに合わせて什器を選定することは、職場環境を快適にするために欠かせない要素です。机やイスの配置、収納スペースの位置、動線や通路の確保などを考慮して、適切な什器を選ぶようにしましょう。

コストパフォーマンスを重視した什器選びのコツ

次に、コストパフォーマンスを重視した什器選びのコツを紹介します。高価な什器を選べば、見た目や機能性は良くなるかもしれませんが、予算超過やコスト面での負担を招く可能性があります。予算内で、必要最低限の機能を持つ什器を選ぶことが必要です。什器の価格だけでなく、メンテナンスや修理費用、耐久性なども考慮する必要があります。安価な什器を選んだ場合、すぐに故障してしまったり、修理費用がかかったりすることがあるため、長期的な視点で考えることが必要です。

社員の声を取り入れた什器決めの重要性

最後に、社員の声を取り入れた什器決めの重要性を紹介します。社員は日々その什器を使用するため、使い心地や機能性についての意見を持っていることが多いです。社員の声を聞き入れ、什器を選ぶことで、より働きやすい環境を作ることができます。

効率的な業務環境を作るために必要な什器とその選び方

効率的な業務環境を作るために必要な什器とその選び方について紹介します。

デスクやチェアなど基本的な什器の選び方

デスクやチェアは、オフィスワークを行う上で欠かせないアイテムです。しかし、選び方を間違えると、体に負担がかかり、疲れやすくなってしまいます。

まず、デスクの選び方ですが、サイズや高さが重要なポイントとなります。デスクのサイズは、自分が使用するツールや書類の量に合わせて選ぶ必要があります。また、デスクの高さが調整できると、気分に合わせて調整することで、長時間の作業でも疲れにくくなります。さらに、デスクの形状や素材も、自分の作業スタイルや好みに合わせて選ぶことが大切です。

次に、チェアの選び方ですが、背もたれや座面の形状、素材が重要なポイントとなります。オフィス用のチェアはとてもしっかりしていますので、家庭用の椅子とはくらべものにならないくらいです。背もたれは、腰や背中をしっかり支えることができるものを選ぶことで、長時間の作業でも疲れにくくなります。また、座面の形状も、自分の体型に合わせて選ぶことで、長時間の作業でも快適に過ごすことができます。素材については、通気性の良いものや汚れが落ちやすいものを選ぶことがおすすめです。メーカーのショールームを見学した際に、是非座り心地を比べてみてください。

キャビネットやロッカーなど収納の確保に必要な什器の選び方

収納スペースも、オフィスで必要不可欠な什器の一つです。資料や書類、文具などが必要な場合には、収納スペースの確保が必要です。収納スペースは、机の引き出しやキャビネット、書棚など、目的に合わせた形状や大きさを選ぶようにしましょう。

オフィスにおいて、デスク周りだけでなく、書類や文具、コートなどの収納スペースを確保するためには、キャビネットやロッカーなどの収納什器が欠かせません。しかし、選び方を誤ると、収納効率が悪くなったり、使い勝手が悪くなったりすることがあります。そこで、選び方のポイントを紹介します。

まず、レイアウトプランが固定席か、フリーアドレスかで収納量が異なってきます。フリーアドレスの場合は個人用ロッカーを人数分用意する必要があります。また、共用するアイテムを収納するスペースも必要です。そのように、収納するアイテムの種類や量を考慮し、必要なサイズや収納スペースを決定します。例えば、書類の場合はA4サイズが入る引き出しや棚板が必要です。また、収納する量が多い場合は、高さのあるタイプのキャビネットや、引き出しが多いものが適しています。

次に、収納什器のデザインや色合いを考慮します。オフィスの雰囲気やインテリアに合わせたものを選ぶことで、統一感が出てスッキリとした印象を与えることができます。また、デザインだけでなく、耐久性や安全性にも注意が必要です。地震対策として、重量が重い書類はキャビネットの下段へ収納し、軽いものは上段に収納するようにしましょう。

さらに、収納什器の機能性にも注目しましょう。例えば、引き出しのロック機能や鍵付きの扉など、セキュリティ面に配慮したものがあると安心です。また、キャスター付きのものは移動が楽で、レイアウトの変更にも対応しやすくなります。コートハンガーはキャスター付きのものがおすすめです。

最後に、価格やメンテナンスのしやすさも考慮して選びます。安価なものはコストパフォーマンスが良いですが、長期的に見るとメンテナンスが必要になる場合もあります。高価なものは耐久性が高く、メンテナンスも少なく済みますが、予算に余裕がない場合は選びにくいかもしれません。

以上のように、収納什器を選ぶ際には、収納アイテムの種類や量、デザインや色合い、機能性、価格やメンテナンスのしやすさなど、様々な要素を考慮する必要があります。選び方を間違えず、オフィスの収納スペースを効率的に使い、快適な職場環境を作りましょう。

コミュニケーションを促進する什器の選び方

オフィス内でのコミュニケーションは、業務の円滑な進行に欠かせないものです。そのため、コミュニケーションを促進するための什器として、会議テーブルやチーム作業用の机、ホワイトボードなどにも気を配りましょう。

会議テーブルは、社員同士や部署間のコミュニケーションの場として必須です。サイズや形状によって、会議の種類に合わせた使い方ができます。大きな会議室には、複数人が座れる長方形のテーブルが適しています。一方、少人数での会議には、円形のテーブルが人気のようです。1on1ミーティングでも、正面ではなく、斜め横に座ると、視線がぶつからず、心理的安全性の面からも好評のようです。また、テーブルには、電源やモニターを接続できるコードは必ず用意しましょう。プレゼンテーションや資料共有にも便利です。

執務エリア内に4名用程度のミーティングテーブルを点在させるのもおすすめです。「サッと集まって短時間でミーティングを行う」ことに適しています。メンバーで集まって話したいときに、”メンバーの予定を確認して、会議室を予約して、、、”とやっていると時間がかかってもったいないですよね。最近では、ファミレスブースでこのようなミーティングを行っている事例も増えています。

ホワイトボードは、アイデア出しやプレゼンテーションに欠かせないものです。デジタルが主流になっている世の中ですが、アナログなホワイトボードが見直されています。文字だけでなく、イラストを描くこともできるので、考えを共有したり、伝える手段として効果的という理由です。大きな壁掛けのものから、移動式のものまで、様々な種類があります。個人的にはキャスターがついか移動式のものがおすすめです。

これらの什器を使うことで、社員同士や部署間のコミュニケーションが活発になり、業務効率が上がることが期待できます。しかし、什器を選ぶ際には、サイズや形状、機能性だけでなく、オフィスの雰囲気やデザインにも注意が必要です。また、社員の意見やニーズを取り入れることも重要です。

集中ブース、ＷＥＢ会議用ブース、テレフォンブース

コロナ禍で急速に普及したのが「オンライン会議」です。自席でオンライン会議を行うのは周囲の音が気になるので、集中ブースやＷＥＢ会議用ブースを導入する企業が増えています。集中ブースは視線を防ぐことはできますが、音が漏れてしまうのがネックです。ＷＥＢ会議用ブースは音も視線も防ぐことができますが、費用が高額なのが導入ネックですね。使用頻度を考慮して、必要になったら後から追加で設置するというのも一案だと思います。

実際にショールームを見学しましょう

各什器メーカーは都心にショールームを用意しています。すべてを見て回るとそれなりに時間はかかってしまいますが、実際に現物のモノを見ることができるので、できるだけ行くことをおすすめします。特に、椅子の座り心地や色味、素材など、カタログではわかりづらい点を確認しましょう。１回で決められない場合は２回、３回と訪問される方もいらっしゃいます。オフィス作りに役立つ情報やヒントもたくさんあります！

内装工事の全体的な流れ

オフィスをイチから作る場合、要件整理から引き渡しまで数か月かかります。一人二人で対応できるものではないので、プロジェクトチームを組んで進めていくことをおすすめします。

内装付きのセットアップオフィスや居抜きオフィスもおすすめです

内装をイチから作り上げるのも良いと思いますが、担当者のリソース不足や、移転までの時間が無い場合は「セットアップオフィス」や「居抜きオフィス」がおすすめです。

内装付きオフィスですので、レイアウトを考える時間が不要ですし、什器付きの場合は、什器選定の時間も削減できます！

以前は”中古”のイメージが強かった居抜きですが、最近はおしゃれな物件も増えています！

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まとめ

オフィス移転時の什器選びは、ただ新しいものを選ぶだけでなく、企業の将来のビジョンや従業員の働きやすさを考慮することが重要です。

適切な什器を選択することで、効率的な業務運営と快適なオフィス環境の両立が可能となります。移転のチャンスを最大限に活用し、長期的な成功のための土台を築くことを心がけましょう。