【オフィス移転のスケジュール】流れや期間、やるべきことをリストとともに解説

オフィス移転は、期待が高まる反面、多大な労力が必要です。スケジュール管理を徹底して計画的に準備することが欠かせません。「いつ、何をしたらよいだろう」と悩む方も多いでしょう。

そこで今回はオフィス移転の6ヶ月からオフィス移転後のスケジュールについて、詳しく解説します。流れややるべきことを理解して、移転計画を進めましょう。

オフィス移転の期間・流れは？

オフィス移転の準備を始めて新たな環境で仕事をスタートさせるまでには、よい物件探しは欠かせません。物件探しを始めて実際に新しいオフィスが稼働するまでには、さまざまなステップがあります。以下にそのステップを示します。

内装工事をする必要があるオフィス移転の場合、規模にもよりますが4ヶ月～６ヶ月前には移転先のオフィスを決定することを目標に、物件探しを開始します。

気に入った物件が見つからない可能性も考慮に入れて、移転希望日の1年〜14ヶ月前くらいから始めた方がよいでしょう。

オフィス移転の全体のスケジュール

企業の規模によって異なりますが、全体的なスケジュールを把握しておくと落ち着いて準備を進められます。100坪程度のビルへ移転する場合、賃貸条件の合意から実際に契約書が締結するまでに1ヶ月程度かかります。

契約と同時に、内装をはじめとするさまざまな作業を開始し、契約後すぐに工事や発注ができるようにしましょう。 オフィス家具の発注から納品までにかかる期間は、最低約1ヶ月です。

オフィス内のリノベーションにかかる期間は、1〜3ヶ月です。それを見越して、引越し予定日の4〜5ヶ月前までには、オフィスの賃貸条件合意まで進めておきましょう。そのために物件の絞り込みは7～8ヶ月前、移転先の決定は6ヶ月前を目標にしてください。

オフィス移転6ヶ月前のスケジュール

オフィス移転の6ヶ月前は、すでに新オフィスが決定し具体的な準備を進める段階です。主なスケジュール、やるべきことは以下の通りです。

新オフィス移転先の決定

オフィス移転の6ヶ月前までには、移転先を決定しましょう。移転探しの物件を探す際は、移転の目的についてコスト削減なのか、業務効率化なのかなどコンセプトをはっきりさせることも大切です。目的をはっきりすることで、企業の状況に合った物件を見つけやすいでしょう。

家賃費用や建物の状況はもちろんですが、社員が出社したり仕事をしたりしやすいアクセス環境であるかなども考慮することは欠かせません。

移転スケジュールの作成

新しいオフィスが決まり引越しが確定したら、スケジュールを作成しましょう。移転を円滑に進めるために、移転プロジェクトのチームを立ち上げ、リーダーや各グループリーダーを明確にしましょう。

プロジェクトチームは、オフィス移転のための予算を組み、メンバー間で積極的に意思の疎通を図りながら準備を進めます。現オフィスの引き渡し希望日、引越し予定日、内装工事の期間などのスケジュールを組み、それに合わせて準備を進めます。

新オフィスのプランニング

大まかなスケジュールに合わせた予定を立てます。設定した引越し日に合わせて、逆算し電話やインターネットの開通日と方法、内装工事の方向性や工事にかかる期間をある程度決められるでしょう。

また、デスクや椅子などのオフィス家具や什器を発注したり搬入日を確認したりすることも大切です。各工程に必要な費用と時間を見積もり、余裕のある予定を立てましょう。

解約通知を行う

新しいオフィスへ引越すことが決定したら、現オフィスを立ち退くための準備を始めます。その1つが解約通知です。解約通知は物件から退去する6ヶ月前に行うのが一般的ですが、オーナーとの賃貸借契約の内容に基づく必要があります。契約内容を確認し、期限を守って通知を出しましょう。

解約通知には、解約日や現場回復に関する事項を記載します。その後、鍵や保証金の返却期日などについて確認し、計画を進めましょう。同時に社内にも移転予定の通告をすることで、余裕を持った準備ができます。

オフィス移転業者の選定

引越し、内装工事、デスクや椅子などの家具、什器の調達、IT環境を整えるなど、移転に伴って必要なことを依頼するのに必要な業者を選びます。費用面はもちろん、経験や実績、対応力や評判などを考慮して決めましょう。複数業者から見積もりを取り、サービス内容を比較検討することも大切です。契約内容に加え、見積もりが明確で分かりやすいか、オプション料金内容はどうなっているのかなども確認しましょう。

オフィス移転4〜5ヶ月前のスケジュール

オフィス移転4〜5ヶ月前はオフィスの移転が近づき、具体的な準備が本格化する時期です。この期間は移転の成功を左右する重要なスケジュールが詰まっています。

やるべきことは以下の通りです。1つずつ詳しく解説します。

原状復帰工事業者の選定

新オフィスの環境を整える準備とともに、退去する現オフィスの原状復帰工事にかかることも大切です。ビル側やオーナー側が工事会社を指定している場合が多いため、その業者に委託します。しかし、賃貸借契約書に業者の指定がないケースでは、自社で業者を選定しなければなりません。複数の業者から見積もりを取り、対応の迅速さ、提案内容、費用、実績を見て判断しましょう。

引越し業者の選定

数ヶ月後の引越しに備えて、引越し業者を選び依頼しましょう。複数の業者に見積もりを出し、費用だけでなくサービス内容や保証内容を検討して総合的に判断しましょう。

依頼する荷物の量によって、引越しの費用が変わってくるので、ある程度正確に荷物の量を伝えることが大切です。まずは、それぞれの部署で必要な荷物や処分するものを分類し表を作成しましょう。そして必要な荷物の大きさや量を把握します。壊れそうな部品や、高価な物品、精密機械など持ち運びの際に特に注意してほしいものを確認した後で、業者に見積もりを頼みます。

新オフィスのレイアウト決定

新オフィスのデザインや配置などのレイアウトを決める作業も開始します。新オフィスの図形を参考に、スペースを有効活用し、業務効率化とともに社員の快適性を向上させるプランを考えましょう。

部署同士が連携しやすい配置にするため、現オフィスの状況や業務内容を分析して課題点を洗い出したり、社員へのアンケートを実施したりします。

さらに、家具の配置や通信設備など、必要な設備や物をリストアップすることも大切です。

新オフィスの工事の契約を進める

レイアウトの方向性がある程度決まってきたら、オフィスの内装工事を依頼する業者を決定し契約を進めます。複数の業者から見積もりを出し、費用や施工実績やデザインセンス、見積もり内容、対応方法などを総合的に検討して判断しましょう。

イメージ通りのオフィスにするためには、こちらの希望を正しく伝えることが大切です。理想に近い写真を用意するなど、イメージを具体化できるものを用意しておくとよいでしょう。また、業者と綿密に打ち合わせをすることも欠かせません。

家具や什器など必要なものの発注

心機一転、オフィス家具や什器などを新しくする場合は発注します。選ぶ際は、デザイン性はもちろん、機能性や予算を考慮し、オフィスの動線に合ったものにしましょう。発注後は納期や搬入のスケジュールを調整します。

新オフィスのデザインに合ったものを選んだり、工事後に搬入したりするためには、新オフィス工事の進行状況を常に確認することが欠かせません。新オフィス工事の担当グループと連携し、予定を合わせながら協力して作業を進めましょう。

社員に向けた移転説明会やスケジュール調整

社員に向けた移転に関する説明会を開き、新しいオフィスの環境や引越しの計画など移転に関する情報を共有しましょう。新オフィスの配置やデザイン設備、アクセス方法などを伝えます。情報をまとめた資料を社員に配布すると、分かりやすいでしょう。

また、移転の目的を伝えることで、社員は移転後の新オフィスでの働き方を考えて予定を調整しながら準備ができます。社員とよいコミュニケーションを図ることで、引越しの準備を円滑に進められるでしょう。

オフィス移転1〜3ヶ月前のスケジュール

オフィス移転の1〜3ヶ月前は、移転が近づき、いよいよ現実的になってくる時期です。引越し当日に向けて、確実に準備を進めましょう。

オフィス移転の1〜3ヶ月前の主なスケジュール、やるべきことは以下のとおりです。

旧オフィス原状回復工事の手配

あらかじめ契約しておいた工事業者と最終的な立ち会いを行い、原状回復工事を開始します。工事内容を確認し、引越し後にできるだけ早く工事に取りかかりましょう。旧オフィスの建物が破損していたり壊れたりしている箇所があれば修繕します。立ち会いの際に追加工事があった場合、早めに手配しましょう。

居抜きで退去する手段も現在はありますのでご当社に相談ください。

原状回復工事が完了しなければ、旧オフィスの家賃を支払い続けなければなりません。円滑に工事を完了させることが大切です。

印刷物（名刺・パンフレット等）の住所変更の手配

企業の住所が記載されている社員の名刺やパンフレットなど細々としたものがたくさんあることでしょう。住所が変更するとそれらのものは移転先の住所へと全て作り直す必要があります。

名刺やパンフレットなどの印刷物はもちろん、ホームページやゴム印、伝票、封筒など元オフィスの住所を記載しているものも同様です。引越し後、社員に新しいものを渡せるように発注先とスケジュールのすり合わせをしっかり行いましょう。手落ちのないように準備を進めることが大切です。

各種届出の準備

オフィスの移転に伴って、官公庁にさまざまな届け出をする必要があります。例えば、住所変更届や郵便転送届、防火管理者選任届、本店移転登記申請書などを提出しなければなりません。書類によって手続きする時期や提出する期間が異なります。どの書類をどのタイミングで提出するのか調べ、しっかりとスケジュールを把握してミスのないようにしましょう。

取引先への連絡

オフィス移転の少なくとも1ヶ月前には、取引先へオフィスの移転について連絡することが大切です。早めに連絡することで、取引先が新しい住所や連絡先の変更に対応する時間を確保できます。

直前になって連絡すると、取引先が混乱し業務に支障が出る可能性もあります。会社の信頼にも関わりますので、社員に協力してもらい、関係する取引先への連絡が抜かりなく行われるようにしましょう。

新オフィスへ内装工事や什器の搬入

内装工事が完了すると、デスクや椅子などのオフィス家具や什器の搬入をしてオフィス環境を整えます。またパソコンやプリンターなどOA機器を設置したり、電話やインターネットの開通手続きを行ったりします。発注しているものが全て搬入されているか確認したり、ネットワーク機器や電話機の設定が完了しているかチェックしたりしましょう。
オフィス移転後すぐに仕事を始められる状況を整えることで、移転後もスムーズに業務を果たせます。

電話回線、インターネット回線、コピー機、オフィス家具、セキュリティシステムなどリースの場合は契約変更手続きを忘れず行いましょう。

引越し作業

新しいオフィスでも使用するものの、荷造りや梱包などの作業を開始しましょう。荷物の種類ごとに段ボールを用意し、分類して梱包したり中身が分かるようにラベルを貼ったりしましょう。壊れやすいものや高価なもの、精密機器などの梱包は、引越し業者に確認した上で進めることが大切です。

荷造りと同時進行で、新オフィスに持っていかない荷物の処分を進めましょう。

オフィス移転後のスケジュール

オフィス移転後は、新たな場所で実力を発揮するために奮闘することでしょう。オフィス移転後に行う業務も多くあるので、予定をしっかりと組んで漏れなく取り組むことが大切です。

オフィス移転後にやるべきことには、以下のようなものが挙げられます。

関係省庁へ届け出を出す

1ヶ月前に開始した作業を引き続き進め、関係省庁へオフィス移転に関する届け出を提出し、法的手続きを完了します。例えば、法人の本店所在地を変更した場合、２週間以内に法務局へ「本店移転登記申請」を提出しなければなりません。
市町村役場や税務署に新しいオフィスの住所変更届、健康保険・厚生保険に関する住所変更を移転前と移転後の年金事務局へ届け出ます。

さらに、労働保険に関する住所変更を移転前と移転後の労働基準監督署へ届け出る必要があります。また、ハローワークへ届け出も必須です。消防署や食品衛生監督署、建築基準監督署などに許認関連の申請をしている場合、住所変更申請します。

原状回復工事を完了させ旧オフィスを明け渡す

引越し前から準備を進めていた原状回復工事を完了させます。原状回復工事は、旧オフィスを受け渡す1ヶ月前から開始するのが一般的ですが、オフィスの大きさによっては1ヶ月以上かかる可能性も否定できません。

業者とよく話し合い、工程を確認しましょう。 工事が着手した後も、進行状況を確認しスムーズに行われているか、トラブルが起こっていないかなどを把握することが大切です。原状回復工事にかかる期間を考慮して、引き渡し日を決めましょう。工事が終わり、旧オフィスをオーナーに引き渡したら完了です。

銀行口座やクレジットカードの住所変更をする

移転後に速やかに仕事を開始するために、銀行口座やクレジットカードの住所変更をすぐに行いましょう。住所変更の方法は銀行やクレジットカード会社によって異なります。

窓口に直接赴いて変更手続きを行うケースや、インターネットや郵送で対応できるケースがあります。届出印や本人確認の書類、登記簿謄本などが必要となる可能性がありますので、事前に確認しておきましょう。

スケジュールをしっかりと組みオフィス移転を進めよう

オフィスの移転は、一大プロジェクトです。綿密に計画し、スケジュールを立てて進めることで、円滑にオフィス移転ができます。新しい環境で新たな可能性に挑戦する機会も増え、大きな成果をもたらせるでしょう。オフィスの移転は大きなチャレンジです。どうしたらよいか悩む企業も少なくありません。

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