レンタルオフィスの「無人受付」はメリットがたくさん！魅力を紹介！
一般的なレンタルオフィスだと、受付が常駐し、来客があった場合に対応してくれるサービスがあります。
しかし、最近のレンタルオフィスは「無人受付」で対応しているところもあるようです。
今回は、レンタルオフィスの無人受付についてご紹介しましょう。
有人の受付サービスの内容は？
多くのレンタルオフィスでは「有人」の受付を採用しています。
レンタルオフィスを利用したことのある方であれば、そのサービス内容は大体把握されているかもしれませんが、念の為、有人の場合の受付対応を説明しましょう。
- 来客対応
- 郵便物の受け取り・転送
- 電話代行
- 秘書代行
- オフィス内の清掃
- 来客時のドリンクサービス など
上記の内容が受付サービスです。
もちろん、これはレンタルオフィスによって内容は異なり、例えば電話代行や秘書代行は別途オプション料金が発生することもありますし、全てのサービスが基本料金に含まれている場合もあります。
また、有人タイプの受付であっても、24時間常駐していることは稀です。
平日の9時から17時まで、土日祝日は不在など、時間が決められていることが多く、この点不便さを感じている方も多いことでしょう。
無人受付とどんな違いがあるの？
有人とは異なり、無人受付とはそもそもどのようなものなのでしょうか。
その名のとおり、人が全くいない受付サービスのことです。
本来ならば受付担当が常駐している場所に、代わりに専用システムを配置し、オフィスを利用している人がそのシステムにチェックインするような形で入室する仕組みが多いです。
他にも、
- 顔認証で、本人確認が完了する
- 作業スペースだけではなく、ミーティングスペースや会議室も一括管理
- チェックインすることで入室・退室を自動で管理
- スマホから会議室の予約ができるなどのスマホ連動タイプ など
このようなレンタルオフィスの独自システムで、スムーズに管理ができるように工夫がされています。
無人受付のメリットは？
気になるのは、「無人受付」にすることによるメリットではないでしょうか。
メリットは2つあります。
料金が安い
「無人」ということは、その分の人件費を抑えることができます。
よってレンタルオフィスの利用料金も低価格にすることが可能なのです。
独自システムを導入するとなると、運営側としては最初に初期費用がかかりますが、それでも毎月の人件費より安く済ませることができるため、魅力的です。
入居者がより自由に気兼ねなく使える
有人の受付がいると何かと便利なことは多いですが、利用者によっては「不自由さ」を感じることもあるでしょう。
「受付が少ないのに、わざわざチェックインしなければならないのは面倒」
「受付のために並ぶ時間がもったいない」
「受付がいないときのオフィス利用手続きが面倒」
こういった不自由さや面倒さを省くため、無人受付が存在します。
最初から無人であることで、誰にも気を遣うことなく、さらに自分の好きなタイミングでチェックインすることができるため、とてもスムーズです。
また、受付がいないことで間借りをしている感覚はなくなり、より利用者が独立した気持ちで業務に打ち込めるのは何よりのメリットなのではないでしょうか。
無人受付のデメリットは？
反対に、無人受付を採用することによるデメリットも残念ながらあります。
清掃だけは有人対応
オフィスの清潔感を保つためには、人の手を無くすことはできません。
いくら無人対応がスムーズであっても、やはりオフィス内で快適に業務を遂行していただくためには清掃は不可欠です。
結局この点だけは有人対応となってしまうため、運営側としては清掃員の人件費がかかってしまうでしょう。
急な来客は対応できない
無人受付の場合だと、急に来客されたお客様には対応できない点がデメリットとなります。
有人であれば、突然の来客もスピーディーにその場で対応・解決できますが、無人はそもそも受付が常駐していないため、お客様が困惑してしまうことでしょう。
無人受付のレンタルオフィスを利用する場合は、この点をしっかり認識した上で急な来客がないように意識することが大切です。
無人受付のメリットを最大限活用しよう
ほとんど来客がない人や、人と関わることが苦手な方は「無人受付」は大変便利でしょう。
さらに、無人受付で対応しているレンタルオフィスは料金が比較的、低価格なためコスト削減にも繋がります。
ぜひ、無人受付のメリットを最大限に活用しましょう。
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