オフィスのセキュリティ対策に必要なポイントをご紹介！意外と忘れがちなあの項目とは？

昨今インターネットやスマートフォンの普及などから、オフィスのセキュリティ問題はますます注目されています。外部に対する防犯対策はもちろん、特に注意が必要なのが情報漏洩や不正持ち出しなどの内部要因が考えられます。オフィス内のセキュリティを守ることは、これからの会社の存続にもつながる重要な問題です。

情報漏洩は顧客信頼度や企業イメージや社員の意識改革などに繋がる事柄であり、情報漏洩によっての企業の賠償額はおよそ7000億円とまでなっています。顧客からの信頼だけでなく、実質的にも大きな損害を被る可能性があるのです。当然問題となるのはどのようにしてセキュリティ面を強化していくかです。様々な方法があるからこそ、それぞれの企業で適している方法を選択しないといけません。

こちらの記事では、企業のセキュリティ対策や、オフィスを選ぶ際に注目すべきセキュリティのポイントを徹底紹介いたします。

企業のセキュリティ問題の背景

個人情報保護法が2017年5月に改正され、中小企業にとっても個人情報を取り扱っていれば、法律を遵守することが必要とされました。

また2016年1月からマイナンバーの導入も始まりましたが、その反面情報漏洩事故が多くなり、企業はさらにセキュリティ対策をしっかり考える必要が求められています。

必要なセキュリティ対策とは？

オフィスでの情報漏洩の大半は内部からの流出です。もちろん外部からサーバーへ侵入する場合もあります。とはいえ漏洩経路としては、社員の紙による持ち出しが最も多く、パソコンから記録メディアによる持ち出しも少なくありません。オフィスでの情報漏洩はあるものと考えて対策を講じましょう。たった一つの情報漏洩が大問題に発展することも考えられます。個人情報を取り扱う企業は情報漏洩や減失の防止に努める必要があります。

そこで当然ながら考えていかないといけないのは、入退室管理の実施です。そして、盗難防止のための策や機器や装置の保護についての考慮も必要になります。情報漏洩は外部からではなく、内部からの方が多いのが事実です。自社の社員を疑う必要のないよう、社員を守る意味でもセキュリティ対策は厳重にしておきましょう。

インターネットの普及によって、特に個人情報や機密情報を守ることが最も重要と考えられています。

①人的対策

まず、セキュリティ対策のルールをつくることをお勧めします。組織としての利用・保管・廃棄のルールをつくり従業員へ周知→教育する。それを前提に従業員の情報漏洩に対する対策をすることで意識を高めることが大切です。

②技術的対策

IDとパスワードによるアクセス制御、ネットワーク管理、暗号化対策など技術的な情報セキュリティシステムの強化も重要事項です。

③物理的対策

監視カメラを利用するなどの物理的対策をすることで、外部に対する防犯対策や従業員によるミスで情報漏洩が起こることを防御します。

オフィス選びの際に注目すべきセキュリティはコレ！

①入退室の際のセキュリティ

オフィスへの入室は、非接触カードリーダーを使うなどといったセキュリティが設置されていることは当たり前になってきています。独自のセキュリティシステムを導入したい場合、ビルのセキュリティシステムや防災設備との連動などをチェックする必要があります。

②アクセス権限の明確化

誰がどの情報を扱っているのか、あるいはこれから扱うのかを明確にすれば、必然的に情報漏洩は起きづらくなります。誰もが全ての情報を扱うのなら、当然ながら情報漏洩した際には、全員が疑われることになるでしょう。扱う範囲を明確にすれば、情報漏洩が発覚した際の責任が誰にあるのかを明確にできるメリットがあります。

それぞれが取り扱う情報を明確にし、そして担当の人間以外はアクセスできないようにすれば、情報漏洩のリスクは減らすことができるでしょう。

③廃棄物の管理

携帯電話やパソコンなどを廃棄する際には、情報漏洩の可能性を考えないといけません。産業廃棄物は個人情報漏洩のきっかけになりかねないのが事実です。データを1台ずつ管理し、そして金属探知ゲートを設けて紛失を防ぐなどするのが効果的となります。やはり基本となるのは適切な業者に依頼して産業廃棄物を処理することでしょう。

情報漏洩が発覚した際に原因を考えても分からないという場合、実は産業廃棄物から情報漏洩した例もあります。オフィスの場合は内部から情報漏洩する場合が多いものの、外部からの情報漏洩もない訳ではありません。有益となる情報を入手できる可能性もあると考えて産業廃棄物が狙われる可能性があるのです。今後使用しない産業廃棄物であっても、細心の注意を払っての対応を心がけましょう。

情報漏洩することによっての危険性は極めて高いといえます。企業としての信用問題に発展し、顧客信頼度もガタ落ちとなる場合も少なくありません。安全管理が当たり前となった今、情報漏洩をしないための仕組み作りに力を入れましょう。情報管理を分担して徹底することやオフィスのゾーニングを考えること、さらには産業廃棄物の処理の方法など、考えないといけないことはたくさんあります。オフィスを漏えいの起きにくい環境に整えておきましょう。

④立地選び＋オフィス近隣の状況

都心部と地方ではビルのセキュリティへの考え方は異なり、都心部の方がセキュリティ面では比較的厳しくされていることが多いようです。オフィスに必要なセキュリティを考え、立地選びや、立地に合わせたセキュリティ対策を検討しましょう。

隣接企業の人の出入りの状況を把握し、不特定多数の人の出入りが多い場合は、物理的なセキュリティ対策がとても重要となります。

⑤オフィスのエリア分け

用途に応じて事務所の間取りを決めるのをゾーニングと呼び、オフィスのゾーニングがセキュリティ面の強化に繋がっていきます。誰もが入れる区域のエントランスゾーンにはあまりセキュリティレベルを高くしなくても良いものの、業務ゾーンや機密情報ゾーンの場合はセキュリティを高める必要があります。

来客がある場合には、執務エリアと来客対応のエリアをしっかりと区分けすることでセキュリティレベルを高めることができます。また、来客者から見てセキュリティ対策がしっかりなされている企業であることによって信用度や印象も良く映ることでしょう。

特に、セキュリティレベルを高める必要がある部屋は天井や壁などの建築から対応する必要があるため、建築や移転の時にしっかり検討し、対応ができるかどうかを業者に確認する必要があります。

オフィスのセキュリティ対策方法

①セキュリティカメラ

人通りが多いエントランスホールや受付、また閉ざされた空間であるエレベーターや金庫などは防犯対策が特に必要とされています。もしトラブルが起きた時、録画を活用することで迅速に対応することができるからです。セキュリティカメラがあることを認識させることで犯罪抑止効果にも繋がります。また、スマートフォンを利用して遠隔操作が可能なものもおすすめです。

②ドアの施錠

弊社がおすすめしたいのはカードタイプの電気錠です。入退室を記録できるため、たくさんの人の出入りがある場所のセキュリティに適しています。

また、暗証番号を入力するタイプのセキュリティ錠は、テンキーがランダムに表示されるため、番号を推測されることを防ぎます。鍵を紛失する心配もありません。

③個人情報

個人情報や社外秘の書類のものはシュレッダーを活用しましょう。最近は、従来のものより、さらに細かく裁断できるマイクロカットタイプなどがあり、ゴミのかさも抑えることが可能です。

④金庫

社内の重要情報は金庫を活用しましょう。テンキーやダイヤルの他に、さらに安全性が高いと言われる静脈認証を採用するものもあります。防犯に適した性能のある金庫がおすすめです。

⑤パーテーション

訪問者に資料やパソコン画面がみえないようパーテーションを利用して目隠しをすることも必要です。

また、防音対策が必要な場合は施工型パーテーション(造作壁)を利用することで完全な個室が作ることができるため、より高い安全性が保障されます。

まとめ

インターネットの普及により、さらにセキュリティ問題が重要となりました。

今回紹介したセキュリティ対策は手軽に導入できるものも多くあります。不法侵入や情報漏洩といった大きな被害を未然に防ぐことは費用対効果の高い対策となります。

オフィスでは適切なセキュリティ対策を考えて、安心して仕事に集中できるような環境づくりを考えていきましょう。