オフィス家具リースのメリットとデメリットを徹底解説！適切な選択をするためのガイド

新規事業を始めたばかりで、「お金がない！」という悩みは多くの起業家が抱えるものです。

特に、オフィスを立ち上げる初期段階では、さまざまな費用がかかり、できる限り経費を削減したいところです。中でもオフィス家具のコストは、少しのこだわりで瞬く間に膨れ上がる可能性があります。

そこで、コスト効率を重視するなら、オフィス家具をリースするという選択肢が非常に有効です。リースの利点としては、どのような点が挙げられるのでしょうか？

本記事では、オフィス家具をリースすることのメリットとデメリットを深掘りし、ビジネスオーナーや経営者が適切な選択をするための指針を提供します。

オフィス「リース家具」とは？

オフィスのリース家具とは、企業や組織がオフィス用家具を一定期間使用するために、所有権を持たずに料金を支払って利用するサービスです。これは、家具の新品購入やレンタルとは異なる特徴を持っています。

新品購入の場合、企業は家具を一括で購入し、所有権を得ます。この方法の主な特徴は、長期的な使用を前提とし、初期投資が高い点です。一方、リースでは初期投資が抑えられ、契約期間終了後に家具を返却するか、新しい家具に交換することが可能です。この柔軟性は、特に成長中の企業や頻繁にオフィスレイアウトを変更する企業にとって有利です。

レンタルとリースの違いは、契約期間と料金体系にあります。レンタルは通常、短期間の利用に適しており、日単位や月単位で料金が発生します。これに対してリースは長期的な契約であり、月単位や年単位で料金が設定されます。リースは、長期的な計画のもとでオフィス環境を整備するための経済的な選択肢となります。

さらに、リース契約にはメンテナンスや更新のオプションが含まれることが多く、企業は常に最新の家具を利用することができます。これは、オフィス環境を最新の状態に保ちたい企業にとって大きな利点です。

要するに、オフィスのリース家具は、新品購入やレンタルと比較して、初期投資の軽減、柔軟な契約期間、メンテナンスと更新の容易さなどの利点を提供します。企業のニーズに応じて、これらの選択肢から最適なものを選ぶことが重要です。

オフィスのリース家具【メリット】

ではさっそく、オフィス家具をリースすることによるメリットを５つ解説します。

1. 初期投資の軽減

オフィス家具をリースする最大の利点は、何と言っても経済的な負担の軽減です。例えば、デスク3台、椅子3台、照明器具を含めたパッケージを月々約10,000円でリースすることができます。このようなリースプランは、オフィスに不可欠な家具を手軽かつ経済的に揃えることを可能にします。特に、複数のアイテムを一度にリースする場合、契約手続きも簡素化され、非常に便利です。

また、個別に気に入った家具を選んでリースすることもできます。新しい会社を立ち上げる際には、必要となるアイテムが数多くあり、これらをすべて新品で購入しようとすると、かなりの費用がかかります。リースを活用することで、これらの初期費用を大幅に削減し、資金を他の重要な事業活動に投資することが可能になります。これは特に、資金調達が難しいスタートアップや中小企業にとって、オフィス環境を整える上で大きなメリットをもたらします。リースは初期投資を抑え、事業の成長に資金を再投資する機会を提供するのです。

2. 柔軟な契約と家具の更新

リースを選択する際、多くの方が「長期的に見ればリースの方が損ではないか」という疑問を持ちます。しかし、リースは実際には多くの場合で経済的に合理的な選択です。リース契約では、オフィス家具や機器の耐用年数を考慮し、適切な契約期間が設定されます。これにより、家具や機器が古くなった時点で、新しいモデルやデザインに交換することが可能になります。

例えば、古い型のパソコンは処理速度の遅さが業務の効率を低下させる可能性がありますし、古いデザインのオフィス家具は従業員のモチベーションに影響を与えることがあります。リースならば、契約期間が終了すると同時に、これらを最新のものに更新することができます。その結果、頻繁な買い替えによるコストや手間を大幅に削減できるのです。

また、リース契約はその柔軟性においても大きな利点を持ちます。企業の成長や縮小、市場の変化に伴い、必要な家具や機器の量や種類を簡単に調整することができます。これにより、企業は常に最適なオフィス環境を保つことが可能となります。特に流行や技術が急速に進化する現代では、リースはオフィスを常に最新の状態に保つための効果的な手段と言えるでしょう。

3. メンテナンスとサポート

オフィス家具を購入する場合、たとえ資金に余裕があったとしても、一度に大きな金額を支出する必要があり、これは経営上の大きな負担となり得ます。一方で、リースを選択すれば、月々の支払いは一定額に保たれ、資金が一度に大幅に減少することはありません。この安定した支払い計画は、特に資金繰りに配慮する必要がある企業にとって大きな利点です。余裕のある資金を他の事業活動や緊急の支出に充てることが可能になり、より効率的な資金管理を実現できます。

実際、多くの経営者は最初にリースを利用して費用を抑え、事業が安定してきたら購入に切り替えるという戦略を取っています。これにより、事業の初期段階でのリスクを最小限に抑えつつ、成長に伴ってより自社に合った資産を購入することが可能となります。

また、リース家具の大きなメリットの一つに、メンテナンスとサポートが含まれていることがあります。家具を購入した場合、その後のメンテナンスや修理は全て自己責任になりますが、リースの場合はリース会社がこれらの責任を負うことが多いです。これにより、家具の維持管理に関わる手間やコストが削減され、万が一問題が発生した場合でもリース会社が迅速に対応してくれます。このようなサポート体制は、特に資源が限られている中小企業や、家具の維持管理に関する専門知識がない企業にとっては、大きな安心材料となります。③支払いが一定額

4. 会計上の利点

会計上の利点として、リース料金は多くの場合、経費として計上できるため、税務処理上有利なことがあります。具体的には、リース料は運営コストとして扱われるため、税金の負担を軽減する効果が期待できます。

これにより、企業は税金面での節約を図りながら、資金を他の重要な事業活動に再配分することが可能となります。特に、資金調達が難しいスタートアップ企業や中小企業にとっては、経済的な負担を減らしつつ、効率的な資金運用を行う上で大きなメリットがあります。

5. 環境への配慮

また、環境保護の観点からも、オフィス家具をリースすることはメリットがあります。リースすることにより、家具の使用期間が終わった後の廃棄物の量を減らすことができます。

リース会社が家具の再利用やリサイクルを行うことで、資源の無駄遣いを防ぎ、サステナブルなオフィス環境を実現できます。これは、環境に配慮した企業運営を目指す企業にとって、重要な選択肢の一つとなります。持続可能な経営を目指す現代の企業にとって、リースは環境への影響を最小限に抑えつつ、必要な家具を提供する効果的な方法です。

オフィスのリース家具【デメリット】

オフィス家具をリースすると、場合によってはデメリットが生じてしまうこともあります。

1. 長期的なコストの増加

リース家具の利用における一つの注意点は、長期間にわたると総コストが直接購入するよりも高くなる可能性があることです。月々のリース料金は小額に感じられるかもしれませんが、これらが長期にわたって積み重なると、最終的には家具の購入費用を上回ることがあります。特に、リース期間が長期に及ぶ場合、トータルで支払う金額は増加する傾向にあります。したがって、企業が長期的な財務計画を立てる際には、この点を慎重に検討する必要があります。

事業の初期段階で、オフィス家具を長期リースすることを検討している場合、特に注意が必要です。長期にわたるリース契約では、時間が経過するにつれて、直接購入する方が経済的に合理的になる可能性が高まります。リースする際の月々の支払い額によっては、長期間でどれだけの費用が発生するかを事前に計算し、慎重に判断することが大切です。このようなコスト分析は、企業の長期的な経済的健全性を確保するために重要なステップです。

2. 契約の制約と柔軟性の欠如

オフィス家具をリースする際、契約には特定の期間や条件が設定されており、これがデメリットとなることがあります。たとえば、契約期間中に家具が不要になったり、別のタイプが必要になった場合でも、契約の変更や解約は困難であり、追加費用が発生する可能性があります。このような状況では、リースの柔軟性の欠如が明らかになります。

さらに、オフィス家具をリースする際は、契約期間が定められているため、途中での解約は許されません。途中解約を行う場合、残りのリース期間に相当する料金を支払う必要があり、結果的に余計な費用が発生することになります。

また、契約時に多くの家具を選ぶ際、「念のため」にリースするという安易な決定が後々「必要なかった」という結果につながることもあります。リース契約では途中解約ができないため、契約前にその家具が実際に必要かどうかを十分に検討することが重要です。契約の際には、将来的なニーズや事業計画を考慮し、慎重に家具を選ぶことが求められます。

3. 家具の所有権の欠如

オフィス家具を長期リースしても、その所有権はあなたの会社には移りません。契約が終了した際には、家具をリース会社に返却するか、新たに契約を更新する必要があります。長期的に家具を使用する予定であれば、購入の方が経済的に合理的な選択になることもありますので、その点を慎重に検討することが重要です。

リースによって提供される家具は、あくまでもリース会社の所有物であるため、利用には制約が伴います。例えば、家具の改造や大きな変更は通常許可されていません。また、リース期間終了時には家具を返却する必要があり、それらは企業の長期的な資産にはなりません。このような点から、オフィス空間に独自性を求める企業にとって、リースは必ずしも最適な選択肢ではないかもしれません。

4. 理想のオフィス家具が見つからない

リース会社によっては、あなたの求める理想のオフィス家具が揃っていないこともあります。もし好みに合った家具がない状況で無理に契約してしまうと、後になって後悔することになりかねません。リース会社の中には、実用性を重視した家具を提供するところもあれば、デザイン性に重点を置いた家具を多く取り扱うところもあります。自分のニーズに応じて適切なリース会社を選ぶことが重要です。

例えば、機能性を重視する場合は特定の会社に依頼し、デザイン性を重視するデスクや椅子などは別の会社から選ぶという方法があります。このように、目的に合わせてリース会社を選ぶことで、理想に近いオフィス環境を作ることができ、失敗するリスクを低減できます。それぞれのリース会社の特徴を理解し、自社のオフィスに最適な選択をすることが重要です。

オフィス家具をおしゃれにするメリット

ここで疑問に感じるのは、なぜそこまでしてオフィス家具におしゃれを追求するのかという点ではないでしょうか。

実際、オフィス内は従業員以外は基本的に入室することができませんし、そんな機会も滅多にありません。

しかし、オフィス家具の見た目を重視するのには実はメリットがあるのです。

従業員の士気を向上させるため

無機質なよくあるオフィスの空間だと、いかにも「仕事をする場所」で堅いイメージがあります。

それがもし、オフィス家具にこだわったおしゃれな空間だと、今まで見たことあるようなオフィスではないため、いつもと違った気持ちを抱くでしょう。

たとえるなら、新しくできたばかりの家を連想してみてください。

新築の家はもちろん綺麗ですし、何よりも入った瞬間にワクワクしますよね。

そして新築の家を目の前にしたら、「ずっと綺麗に使っていきたい」「もっと頑張らねば！」と晴々した気持ちでこれからの新生活を迎える方が多いでしょう。

おしゃれなオフィスであってもきっと同じ気持ちになるはずです。

従業員の今後の士気を向上させるためにも、おしゃれなオフィス家具は重視するべきポイントでしょう。

デザイン性ばかりを気にしすぎてもNG

しかし、デザイン性ばかりを気にしすぎて利便性が欠けてしまうと本末転倒です。

デザインがおしゃれな椅子であっても、座り心地が悪い、姿勢が悪くなってしまう、長時間座ることができないなど、椅子としての機能を果たせなければ従業員の士気を上げるどころか下げてしまう一方でしょう。

おしゃれなオフィス家具を選ぶのであれば、デザインだけで選ぶのではなく、購入前に実際に目で見たり、お試しに使ってみることが大切です。

オフィス家具をリースする際のポイント

オフィス家具をリースしたい場合、どんな点に気をつければいいのか、最後にポイントを解説しましょう。

1. コスト面の検討

おしゃれなオフィス家具をリースする際は、デザインだけでなく、コストにも注目しましょう。通常、スタイリッシュな家具は標準的なものより価格が高い傾向にあります。

したがって、リースの月額が購入するよりも経済的かどうかを判断することが重要です。短期間の利用を考えている場合、リースの方がコスト効率が良い可能性がありますが、長期的に見れば購入が安価になることもあります。オフィス家具の市場価格やリース料金を比較検討することが必要です。

2. 機能性と利便性

デザインが優れていても、家具が実用性に欠けては意味がありません。デザインの特定の部分が邪魔になるようなことがないか、また、従業員の使い勝手に適しているかを考慮することも大切です。

従業員と相談し、オフィスに最適なスタイリッシュで機能的な家具を選ぶことがおすすめです。

3. 他の家具との調和

オフィス家具をリースするメリットの一つは、オフィスの雰囲気を定期的に変えることができる点です。リース期間終了後に別のスタイルに変更することも容易です。

そのため、奇抜すぎるデザインは避け、他の家具と調和しやすいデザインを選ぶと良いでしょう。デザインが強すぎると、他の家具とのマッチングが難しくなり、結果的にオフィスの雰囲気をまとめるのが困難になることがあります。

リースする家具がオフィス全体の雰囲気に適合しているかを再確認することが大切です。

オフィス家具をリースしよう

オフィス家具をリースすることは、財務的な柔軟性、継続的なメンテナンス、環境への配慮など、多くのメリットを提供します。しかし、長期的なコストや契約の制約など、考慮すべきデメリットも存在します。

最終的には、企業の具体的なニーズ、資金状況、そして事業の将来的な目標に基づいて、リースか購入かを選択することが重要です。この記事を通じて、オフィス家具をリースするかどうかを検討する際の貴重なガイドラインを提供できれば幸いです。