オフィスのレイアウトを見直してコミュニケーションを活性化しよう

2023年12月20日

近年、オフィスに求めるものとして、コミュニケーションの活性化を挙げるケースが非常に増えてきています。IT技術の進歩にともない様々な面で効率化、スピード化が進む中、社員にも素早い対応が求められるようになってきています。こうした状況において、社員のモチベーションアップ、情報の共有、組織力の向上を効率的に行うための手段として、社員同士のコミュニケーションの活性化が重要なファクターとして見直されています。

レクリエーションや飲み会といったコミュニケーション促進手法は、その場限りの交流で終わってしまうことも多く、恒久的な社内コミュニケーションの活性化を目指すなら、働く現場であるオフィスの改革が必要だと考えられています。

ここでは、社内コミュニケーションの活性化を図る「オフィスレイアウト」について、実際にどのような見直しをすればよいのか、具体例を挙げてご紹介いたします。

社内コミュニケーション活性化が重要な理由

互いの意思疎通が図れる

業務の多くはチームや部署単位で行います。そのため互いの進捗状況や課題を共有しておかなければ、業務が滞ったり、しなくてもよいことをしたりと多くの無駄が生じてしまいます。

互いの得意分野を理解できる

チーム内や部署内で常にコミュニケーションを図っていれば、互いの得意、不得意分野も把握できるようになります。適切な業務の割り振りが可能になることによって、業務効率アップにもつながります。

社内の問題点がクリアになる

社内コミュニケーションは、チーム内や部署内のほか、会社全体でも行うことでその効果はより発揮されます。特に経営層と社員間で頻繁にコミュニケーションを図ることで、経営層は社員の生の声が聞け、それが企業全体の課題の解決にもつながります。

コミュニケーションを活性化するオフィスレイアウト

プラザ型レイアウト

忙しい毎日の中では、業務上関わりのない人と接する時間が減っていく一方です。そこでオススメしたいのが、プラザ型レイアウトです。

『プラザ＝街中の広場』を中心に囲うようにゾーンを作ることで、プラザでは自然と人が集まり、すべての事業部が見渡せるようになります。

また、敢えてゾーンの先に会議室やカフェテリアといった共有スペースを作り、そこを通らないとたどり着けないレイアウト動線を組むのも効果的です。

コミュニケーションスペースを作る

社員が休憩時間や仕事の合間に利用できるフリースペースを用意することで、コミュニケーションが盛んになったという事例は非常に多く見受けられます。

オフィス内が執務スペースのみだと、休憩時間も自席や近所の外食店で済ます人が多く、決まったメンバーとしか交流が行われません。しかし、フリースペースができると、これまで話す機会がなかった社員同士でも、ちょっとした時間で気軽に会話を楽しめるようになります。

会社によって呼びかたは異なりますが、フリースペースやリラクゼーションエリアとして開放するケースが多く見受けられます。

社内アンケートを取って社員が最も使いたいと思うコミュニケーションスペースを設置すれば、人と人が自然と集まる「マグネットスペース」となり、より効果的です。

フリーアドレス制

社員が固定席を持たず、作業を行う席を自由に選べるフリーアドレス制のスタイルは、毎回異なる席に座るため、隣り合う人も常に同じではなく、さまざまな人との交流が期待できます。

ただし、集中して仕事をしたい場合に利用できる個室スペースを別に確保するといった対策も必要です。また、フリーアドレスを実際に取り入れたオフィスによくある課題として「結局同じ席に座ってしまう」「私物を置くスペースが無い」「業務の相談ができない」といったことがありますので、予め対策を立てた上でチャレンジする必要があります。

フロア一貫型のオフィス

部署によって部屋を分けずに、同じフロアに席を並べるスタイル。部門や部署間を隔てるパーテーションなど、遮蔽物を一切取り除いて、全部門をフロア一貫型に変更することで、部門を越えた社員同士が会話やコミュニケーションをするための「接点」が増え、コミュニケーションが活性化します。また、他部署の人と言葉を交わすことで、視野が広まるなどのメリットも期待できます。

ジグザグ式の配置

机と椅子をジグザグに配置するだけでも、他の社員との接点が増えます。

新しいスペースを作り出すには？

オフィスでのコミュニケーション活性化のために、オフィスのレイアウト変更をしたり、リフレッシュルームやカフェなどを設けたいと考えても、そもそもスペースがないので実行できないという場合もあります。

しかし、スペースづくりも工夫次第。例えば、書類保管用の棚が大きな面積を占めている場合、ペーパーレス化を行えば、保管用の棚を置くスペースが減らせます。屋上やロビーといったスペースを活用したり、給湯室を改装したりする方法もあります。スペースが無いからとあきらめずに、オフィスをもう一度見回してみてください。

そのほかにも、さまざまな工夫ができるかもしれません。

まとめ

社内コミュニケーション活性化のためにやるべきことは、企業によっても異なります。しかしオフィスレイアウトの見直しは、職種、業務にかかわらず、実践が可能で効果の高い施策です。社内コミュニケーションに課題を感じているのであれば、まずはオフィスレイアウトの見直しを検討されてみてはいかがでしょうか。

社内コミュニケーションが活性化していると、社員は会社全体の目的やビジョンを理解でき、自身の仕事がどのように会社に貢献できているかも明確に認識することができます。これによって会社における自身の存在意義も強く実感できますので、全体的に高いモチベーションを維持しながら働いている人が多くなり、業務効率がアップし、企業の生産性向上にもつながります。