オフィスの解約に必要な手続きとは？必要な期間や費用、注意点を紹介
ビジネス環境の変化やオフィスの移転など、さまざまな理由でオフィスの解約を考えることがあります。
しかし、オフィスの解約は単に「契約終了」を伝えるだけでは完了しません。この記事では、オフィス解約の際に必要な手続き、解約にかかる期間、費用、そして特に注意すべきポイントを詳しく解説します。
オフィス解約には計画的なアプローチが必要であり、各ステップを正確に理解し、適切に行動することが、スムーズな解約プロセスへと繋がります。
オフィスを解約するための期間
オフィスを解約するために、まず把握しなければいけないことは「解約予告の期間」です。
解約予告の期間は全てのオフィスで統一されているわけではなく、契約内容により異なるため、必ず確認しておきましょう。
普通借家契約の場合、一般的には以下の解約予告期間がほとんどです。
- 6ヶ月前
- 3ヶ月前
- 2〜3ヶ月前
※定期借家契約の場合は途中解約が認められていない場合が多く、特約に解約条項が無い場合は途中解約ができません。
なぜ解約予告期間が必要なの？
貸主側の立場に立ってみると理由がわかります。
例えば、あなたが突然オフィスを今日限りで退去するとなった場合、貸主側にとっての賃料収入が突然得られなくなってしまいます。
突然このような事態にならないように、貸主側に事前に知らせる「解約予告期間」を設けることで、貸主側は2〜6ヶ月で次の入居者を探すことが可能です。
また、解約予告期間については契約書などに記載があります。もしどこに記載しているか不明な場合はすぐに管理会社にお問い合わせをしてみてください。
解約する際に必要な費用
オフィスを解約する際にどのくらい費用がかかるかについては、契約内容によって異なります。
例えば、期間満了時以外で解約する場合は違約金として３ヶ月分の賃料を請求されることもあります。
原状回復工事費用
オフィスは基本的に、入居時と同じ状態にまでフロアを修復しなければなりません。
これを原状回復工事と言います。
原状回復工事は契約期間内に完了させるのが一般的です。条文では「賃貸借契約期間内に貸室を原状に復して明け渡すものとする」と記載されています。明渡しが遅れてしまうと遅延損害金が発生してしまう恐れがありますので注意しましょう。遅延損害金は賃料の倍額相当額が一般的です。
原状回復工事は貸主指定の業者となることが多く、工事期間は３週間以上はかかることが一般的です。見積もり金額の精査のためにも早めに見積もり依頼をしましょう。
また、入居時に預け入れている敷金は原状回復工事費に充てられないため注意が必要です。
敷金(保証金)
解約するということは、多くの方が移転を考えていることでしょう。
新しいオフィスを契約する際には、敷金または保証金の預け入れが必要になります。
家賃の6カ月から12ヶ月分が相場となるため、用意しておく必要があります。
内装工事費
新しいオフィスに入居するにあたって、内装にこだわることもあるでしょう。
内装が綺麗なことによって従業員の気持ちも整いますし、やる気にも繋がりますよね。
もちろん手をかけないこともできますが、せっかくですからレイアウトや壁紙、床など気持ちを新たに一新してみてはいかがでしょうか。
引越し費用
引越し費用は、現在のオフィスから新しいオフィスまでの距離、荷物の大きさや量などによって異なります。
搬出、搬入の際には養生作業が必要になりますので、業者に依頼することをおすすめします。
全ての荷物を引越しさせるのではなく、この機会に古いオフィス家具などを買い取りして、新しいオフィスで家具を入れ替えるのも一つの手ですね。
どうやって解約するの？
オフィスの解約手続きについて、以下のステップで行います。
1. 解約通知書の取得: 解約手続きを始めるには、まず貸主または管理会社から「解約通知書」を取り寄せます。この通知書は解約の正式な文書となります。
2. 書面での通知: 解約手続きは原則として書面にて行われます。解約通知書を記入し、ＦＡＸや郵送などの方法で貸主または管理会社に提出します。
3. 電話で確認: 解約手続きを行う前に、電話で貸主または管理会社と連絡を取り、解約の詳細や必要な手続きについて確認しましょう。電話による確認は、不明点や誤解を防ぐために重要です。
以上の手順に従って、オフィスの解約手続きを行うことができます。解約に関する詳細な情報や注意点についても、事前に確認しておくことが大切です。
オフィスを解約する際の注意点
オフィスを解約する際の注意点やポイントをまとめました。
解約後の郵送物
よくありがちなのが、引っ越し後の郵送物です。
転送手続きがうまくできずに、旧オフィスに大事な書類が届いてしまうこともあります。
電話や郵便、各官公への届け出など、庁引越し後の手続きは確認に確認を重ねましょう。
移転する場合は目的とスケジュールを明確に
解約と同時に、移転先への契約手続きを進めていることが多いと思います。
その際は、移転する目的とスケジュールを明確にしておくことが必要です。
これが明確になっていないと、旧オフィスの解約手続きもスムーズに進められません。
賃貸借契約の途中でも解約できるのか
普通型賃貸借契約の場合
普通借家契約の場合、契約書に定めた解約予告期限までに「書面」にて貸主側に提出すれば解約することできます。一般的には解約予告期限は3か月前から6カ月前となっています。普通借家契約の場合には解約の意志を示さないと自動的に更新されることになります。
定期建物賃貸借契約の場合
定期建物賃貸借契約の場合、原則として途中解約は認められていません。契約書の文言にも「解約不可」と記載されているケースがほとんどです。但し、5年間や10年間などの長期間の契約締結をする場合、「3年経過後は6カ月前予告により解約可能にする」などの文言を交渉で追加することはあります。長期間におよび契約に縛られるのは入居者にとってリスクでもあるので、このような交渉はおすすめです。また、貸主側が承諾すれば「合意解約」という形で解約することも可能です。
解約予告期間
賃貸住宅の場合は1カ月前や2カ月前に予告するのが一般的ですが、賃貸事務所の場合は6カ月前というのが一般的です。30坪くらいのビルであれば3カ月前予告の物件も中にはあります。
通常、解約予告を提出すると貸主は次のテナント候補の募集を開始します。内覧の依頼なども入ってくることになります。まだ業務中ではあると思いますが、オーナーも埋めるために一生懸命なので、できる限り協力してあげましょう。
解約予告を提出するタイミング
解約予告提出のタイミングは、移転先の賃貸借契約の締結が完了してから提出するのが理想的です。オフィス市況にもよりますが、空室率が5％を下回っている市況では、移転先が決まっていない段階で解約を出すのはリスクが高いです。また、解約予告後も賃料の支払いは当然続きます。さらに、契約期間終了までに原状回復工事を行い、明渡しを完了しなければなりません。移転スケジュールを検討する際には、解約予告期間も含めて検討されることをおすすめします。
このように、オフィスの移転の際には解約方法にも気を遣う必要があります。せっかく移転する時までお世話になった物件ですので、借り手側も貸し手側も気持ちよく解約手続きを進めていけるよう、ルールにのっとった解約をしていきましょう。
まとめ
本記事では、オフィスの解約プロセスに関する重要な側面を詳細に解説しました。
解約に必要な期間の設定、予期しない費用、契約内容の精査、物件の状態復旧に関する注意点など、オフィス解約には多くのステップが伴います。適切な計画と手順を踏むことで、解約プロセスを円滑に進め、不測の費用や法的な問題を避けることができます。
この記事を活用し、オフィスの解約を効率的かつ効果的に管理することが、ビジネスの移行期における成功の鍵となります。