【保存版】移転費用が高い!その本当の理由

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オフィス移転は住所や面積が変わるだけのものではなく、環境が一変することによってワーカーのモチベーションの向上にもつながります。しかし、「オフィスを移転する際には多額のお金が必要になる」というのも、多くの方の共通認識です。今回は移転時にかかる費用の項目と、なぜ高額になるのかをポイントごとに解説いたします。

オフィス移転時にかかる費用

(1)現オフィス

原状回復費用

(2)新オフィス

・敷金(保証金)

・礼金

・前家賃

・仲介手数料

(3)内装工事にかかる費用

・レイアウト、内装設計費用

・建築設備工事費用

・IT、通信設備工事費用

・オフィス家具費用

(4)引越し費用

・引越し費用(運搬費)

・オフィス家具設置費用

・廃棄物の処理費用

・移転告知・印刷物修正費用

 

現オフィスの原状回復費

オフィス移転が決定し、現在使用しているオフィスを退去する場合は、入居時の状態に戻す「原状回復工事」を施行する必要があります。

原状回復費の見積を多くの担当者は高いと感じつつ、ビルオーナー側が提示する見積もり通りの金額を支払っているのが実情です。なぜ原状回復工事費用がテナント側の想定以上に高く見積られているのでしょうか。

(1)工事範囲が不明確だから

高額になる場合によくみられるのが、本来は原状回復を行う必要のない部分まで工事範囲として見積もられているというケースがあります。共有部分も含まれてしまっているケースや、部分修繕のはずが全面修繕になっているケースなどがあります。

(2)業者が重層する構造だから

ビルオーナーから発注を受けた工事業者(ゼネコン)が、 自分たちでは工事をせずに下請け業者に発注し、下請け業者が孫請け業者に、そしてさらに職人や技能士に仕事を発注する、という構造になっていることが多く見受けられます。当然、間に入る業者の数が増えるほど各業者がマージンを抜いていくため、トータルコストが高くなってしまいます。この重層構造が原状回復工事費用を押し上げる要因のひとつになっています。

(3)賃借人の原状回復に対する知識の不足

大部分の賃借人の担当者は建築や不動産などの詳細な知識がなく、原状回復工事費用の見積もりが出てきても、その項目を見て工事の妥当性や、単価が適正かどうかを判断できません。

また、賃貸借契約書の中で原状回復の指定工事業者が決められていることも多く、競争原理が働かないため、自然と高い見積金額になってしまうのです。

≪解決ポイント≫

(1)工事範囲、責任範囲の定義付けを明確にする

現地確認を行い工事範囲の明確な定義付け、関連書類を確認して責任範囲の定義付けを行う。

契約時に、賃借契約書の原状回復の取り決めについて確認することです。内容について相互確認し、お互いの認識を一致させておきましょう。

(2)原状回復にかかる工事費用の削減コンサルティングを依頼する

見積が高額だと思ったら、知識や経験豊富な専門家に交渉を依頼する方法もあります。

(3)居抜き退去でオフィス原状回復費を大幅に削減する

居抜きで退去すれば、まだ利用できる設備をそのまま残せるので無駄な工事をする必要がなく、原状回復費用を大幅に削減でき、場合によってはゼロに抑えられます。

 

 新オフィスの敷金(保証金)

住宅の敷金(保証金)が賃料の2~3ヶ月が相場なのに対して、賃貸オフィスは賃料の6~12ヶ月分程度が相場になっています。

オフィスの敷金(保証金)が住宅よりも高い理由は、オフィスが住居に比べて原状回復費をはじめとする退去時のリスクが高いことが原因です。オフィスはそれぞれの使用用途によって、契約後に賃借人が内装や電話工事などをします。そのため万が一、賃借人が賃料を支払わずに行方不明になってしまった場合には、オーナー側でそれらを解体、撤去し原状回復工事をしなければなりません。住宅であれば家具の撤去とハウスクリーニングで済みますが、工事箇所が多いだけにオフィスの方が負担が大きいために敷金(保証金)が高額に設定されています。

また敷金(保証金)が高い理由として、ビル運営側の戦略として賃借人の信用力を計る指標としているケースもあります。

≪解決ポイント≫

(1) 周辺の同スペックの賃貸物件の敷金(保証料)相場と比較して、実勢価格が安い場合は、敷金(保証料)の減額請求をオーナーに対しておこなってみる。

(2) オーナーに保証金をなくす代わりに、家賃に敷金(保証料)分の金利相当額を上乗せしてもらうように交渉する。「敷金(保証料)額に対して金利2.0%~3.0%分の家賃への上乗せができるのであれば、敷金(保証料)を預からないでも良い」とオーナーが判断してくれる可能性があります。

(3) 保証会社を利用することで、敷金(保証金)を減額する。一般的に保証会社は家賃だけでなく原状回復費用なども保証するので、オーナーは余分な敷金(保証金)を預かる必要がなくなるため、敷金(保証料)の減額が見込めます。

 

内装工事にかかる費用

内装に関する費用についても意外と大きな予算が必要となります。毎日利用する場所だからこそ、オフィスの内装にはこだわりたいもの。洗練されたオフィスだと、仕事をするのも楽しくなります。かといって、オフィスの内装にそれほど費用は避けない会社も多いのではないでしょうか。費用は抑えながら、できるだけ仕事がはかどる、洗練された空間にしたいものですね。

≪解決ポイント≫

(1)正しく内装工事費単価を知り、賢く創る。内装工事で発生する工事項目と相場単価を知り、計画的なオフィスデザインをしていくことが、引いては内装費用を抑える事につながります。

(2)内装工事の業者を選ぶ際は、複数の業者に出してもらった「見積書」を比較するのが鉄則です。1社だけの提示金額で工事を行うのは、損をする可能性もあるので避けましょう。また、他の業者の見積書は、工事費用の交渉にも役立ちます。3~5社の業者の見積もりを見比べながら、慎重に業者を選んでください。

(3)居抜き物件を利用する。居抜き物件は、前のテナントの各種設備が残された状態の物件で、すでに部屋のレイアウトなどが決まっていますが、初期費用を抑えられるメリットがあります。スケルトン物件の工事費用がかさむ最大の理由は、設備を一から整えなくてはならないことです。完成したばかりの状態に近いレベルまで原状回復されているため、床・内壁・天井などの内装が全て取り払われています。これらの内装を整えないといけないため、費用がかかってしまいます。また、原状回復が施された物件の場合は、空調設備・電気設備・ガス設備・排水設備などがない状態ですので、工事にかかる手間やコストが高くなってしまうため、スケルトン物件の内装工事には「工事総額×20%程度」の設計監理費が上乗せされているのです。一方、居抜き物件は前契約者の設備が残されているので、純粋な工事費用しか請求されません。

 

引越し費用

オフィスの引越しには、相場がありません。なぜなら、業種、事業規模、内装、什器など、にかよったケースがほぼないからです。一般的な引越しと同様に、閑散期と繁忙期の価格差は見られるものの、どこまでの作業を依頼したいのか、予算内で要望に応えてもらうことはできるのかといった考え方が重要となります。オフィスの引越しは単に荷物を運び入れる引越しではなく、移転工事を伴う複雑な引越しになりますので、規模の大きさや移転作業・工事の内容に見合った専門業者を探し、総合的な項目で各業者に見積りを出してもらうことで、総合評価の高い業者を選ぶことをおすすめします。

 

オフィス移転にかかわる費用は多岐にわたっており、様々な項目の費用がかかります。どのような項目があり、どれくらいの費用が妥当なのか、ある程度の予備知識を把握しておかなければ、無駄な費用を支払う結果となることをご理解いただけましたでしょうか。

しかし、オフィス移転はめったにあるものではなく、日常の業務をしながら行わなければならないため、移転のご担当者様にとってはなかなか難しいことも多いのではと思います。

そんな時には、経験や知識の豊富な専門家に相談することをおすすめいたします。原状回復工事費用の減額には、原状回復費削減サポート会社に相談したり、敷金(保証金)の減額には家賃保証会社に相談するなど、専門知識や業界の慣習などに基づいたアドバイスをうけたり、交渉を依頼するなどをご検討なさってはいかがでしょうか。

また、居抜き退去や居抜き物件に入居するのも、オフィス移転費用を削減するにはかなりメリットがあります。併せて、ご検討なさってみてはいかがでしょうか。

 

※当社では、オフィス移転に関するご相談を無料でお受けしております。

移転をお考えの方には、御社に最適なオフィス物件の選択や業者選びなど、予算やご希望にあせてご紹介いたします。

また居抜け物件の資料も多数ご用意しておりますので、お気軽にご相談いただければと思います。

 


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