働き方改革とオフィス環境の改善

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働き方改革とオフィス環境の改善

 

昨今よく耳にする「働き方改革」とは具体的にどの様な内容なのでしょうか。2016年政府では「働き方改革担当大臣」が新設され、いよいよ国をあげて『働く』が見直されることになりました。

これに伴い現在、「働き方改革」に取り組む企業が増えてきています。しかし、この「働き方改革」、企業として具体的に何をするべきなのかイメージできていますでしょうか。残業規制や有給休暇の取得率アップなどの話題が多い一方、働き方改革が目指す企業制度のあり方については、何となくぼんやりとしている方も多いのではないでしょうか。

ここでは、「働き方改革」とは具体的にどの様な内容なのか、企業はどのように取り組めは、業務効率を上げ、「働き方改革」を成功させることができるのか検証してみました。

 

働き方改革

働き方改革の背景にあるのは、今日本の置かれている状況にあります。

日本の総人口は今後も減少が予想されており、2050年には国内人口が1億人を下回ると言われています。人口の減少にともない、労働人口も当然急速な勢いで減っていきます。「働き手」が若者を中心に減っていくので、我々の実生活にも影響が出てきます。

「働き手」が減少することで国の生産力も落ち「世界から見た日本の経済力」という観点からもマイナスになります。他国が経済的に伸長する中、日本だけが取り残されていってしまうかもしれません。

働き方改革とはこのような背景から、「総人口が減り、少ない労働人口の中でも効率的に日本の経済を回す方法」を考えています。

①労働の効率化:残業して長時間働くのではなく、労働生産性を上げる。
②労働の多様化:ITやクラウドツール等を利用しオフィス以外で仕事ができる環境をつくる。
③労働の一般化:高齢者の雇用、育児中の女性の労働参加促進。

という3つの視点で働き方を見直そうというのが基本的な考え方です。

 

業務改善

多くの企業がこれまでの働き方ではいけないと、見直しを図ろうとしていますがなかなかうまくいかない。その原因は、表面的な働き方の見直しに終始してしまっているからです。まず見直すべきは“働き方”ではなく“業務”そのものではないでしょうか。

業務の流れや仕事の仕方を見直して生産性を改善すれば、おのずと働き方も変わります。「業務改善」することが働き方改革を実現するのです。

業務改善を進めるポイント

①無くす

最初に考えることは、業務を無くすことです。ルーティンのように毎日行っている業務の中にも、やる必要のない業務というのが隠れていることがあります。

②減らす

次に考えるべきは、業務を減らすことです。無くすことは出来なくとも、中には処理回数や頻度を減らせるものはあります。

③変える

最後に業務を変えることについて考えます。業務を無くすことも、頻度を減らすことも難しいというのであれば、業務を変えることで改善に繋がるケースは少なくありません。

システムを導入して、業務効率化を狙うという「変える」も有効的なので、幅広い視野で考えてみましょう。

業務改善の進め方

①業務の見える化

部署ごとにどのような業務があるのか、つまりは棚卸をしてすべての業務を洗い出します。

また、業務の種類、担当者、発生頻度、難易度といったいくつかの項目で業務を分類していくことも大切です。

②優先順位を付ける

次に、率先して業務改善に取り組むべき業務を明確にするため、各業務に優先順位を付けていきます。順位付けは業務の棚卸時に整理した分類情報をもとに行っていくと、スムーズに進めることができます。

③マニュアル化する

最後に、改善した業務をしっかりとマニュアル化することで、担当者ごとのムラを排除します。こうすることで、業務改善効果を全社的に反映させることが可能です。

 

ワークスタイル変革

次に取り組まなくてはならないのは、ワークスタイル改革です。

働き方改革と言えば時短と捉えられがちですが、この改革には「生産性の向上」を実現しながら「労働力確保」が何よりも重要です。そのために、個人の能力や環境に応じたワークスタイルを構築し、より多くの人が快適に働ける企業体系や風土を整えることが重要です。

ここでは、ワークスタイルの多様性と効率について考えてみます。

ワークスタイルの変化

製造業が産業の中心だったころは、同じ時間に同じ場所で、同じ仕事を繰り返すことが最も効率が良い働き方で、経営者にとって管理しやすいものでした。しかし製造業も大きく姿が変わり、開発や設計、生産管理に関わる仕事の割合が大きくなっています。これらの仕事は必ずしも決まった時間に決まった場所にいる必要はありません。

加えて現在では製造業以外の仕事に関わる人が労働人口の7割程度を占めています。これまでのあたりまえな働き方を続けることは、かえって仕事の効率を落としているかもしれないのです。

多様な人材の多様なワークスタイル

現在のビジネスを考えたとき、効率の良い働き方とはどのようなものでしょうか。

通信インフラの発展やテレワークを支えるシステムが安価で簡単に使えるようになり、企画、設計、研究、管理、プログラミング、営業、顧客サポートなど、場所を問わずにできる仕事の割合はますます増えています。このような仕事の場合、テレワークは通勤や移動の時間がかからない分、効率的な働き方が可能です。

一方で、人材市場のひっ迫を背景に、子育てや介護などで柔軟な働き方が必要な人材、会社から離れた地方や他の国に在住している人材など、多様な人材の多様な働き方が求められています。多様なワークスタイルは、こういった人材を活用するための手段でもあるのです。

さらに、仕事のグローバル化に伴い国境をまたいで海外と仕事をする機会も増えました。直接現地に出向くのには時間もコストもかかるため、メールやテレビ会議が活用されています。

多様な能力を持つ人材と多様な形で働くことで、これまでコストや能力的にできなかった仕事を実現し、イノベーションを生む環境を整えることができます。

ワークスタイル改革の必要性

多様なワークスタイルの実現は、個々のモチベーションを上げ、能力を引き出すことへとつながります。そしてそれは、今日の大きな価値であるイノベーションや新規事業・市場開拓、ニーズの掘り起こしを効果的に後押しするものになります。

 

オフィス改革

次のテーマとして、「働く場」の環境整備があります。自社の「働き方」にあったオフィス選択が必要です。

テレワークを導入した場合、これまでの執務スペースや、立地など無駄をなくして、働きやすいオフィスの構築が必要ですし、フレックス制を導入した場合は、自由なオフィス空間の構築が必要となります。

ここでは、オフィス構築について考察します。

働く場を選べること=生産性向上

オフィスにおける生産性向上のために必要なことは、働きたいモードに合った働く場を提供できることです。ワークスタイルに合った働く場を整備することで、生産性が高まります。従来のような画一的な働く場では、どのようなワークスタイルであっても、同一の働く場を使わざるを得ず、気分転換もモード変換もできません。人は裁量権があるとモチベーションもあがります。働く場、オフィス内の働く場所を選べることで生産性があがります。

社内コミュニケーションの活性化=創造性向上

社内コミュニケーションの活性化と言うと、真っ先に思い浮かぶのは社内イベント、そして社内報。しかし効果の点を考えると、日常誰もが利用するオフィスでの工夫も忘れてはいけません。むしろ毎日使うものなので、最も効果的かもしれません。オフィスにおける社内コミュニケーション活性化のキーワードは「クリエイティブオフィス」。クリエイティブオフィスとは、社員が持っているナレッジを表に出しやすいようにし、創造的な仕事やイノベーションが起きやすい環境を整えることです。

具体的には「オフィスの見える化」です。オフィス内に視界を遮る什器や間仕切りがなく、会議室もガラス張りになっていれば、ホワイトボードに書かれている内容や集まっているメンバーを見て、今どのようなことが会社で起こっているのかがすぐに理解できるのです。さらに対話がしやすい場が数多くあれば、それだけコミュニケーションは活性化していくというわけです。

フリーアドレス

フリーアドレスも効果的です。従来型のオフィスでは、横に座るメンバーは常に同じ人。同じ目標を追っかけるには大変便利なレイアウトです。しかし、創造性やイノベーションの創出となると、どうでしょうか? イノベーションは異なる点と点が結び付いて、線となったときに生ずる、といわれます。専門分野が異なる人たちが会話することで、イノベーションのベースとなるインスピレーションが生まれます。

フリーアドレスがしっかりと運用されれば、毎日横に座る人は、専門分野が異なる人になる可能性が高く、そこでの会話がいろいろな気付きやヒントに繋がります。このように社員が常に交われるような働く場を作ることで、創造性を高めていきます。

オフィス形態

働き方の多様化とともに、オフィスのスタイルも変化してきています。自社所有オフィス・賃貸オフィスだけでなく、バーチャルオフィス、コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィスなど様々なスタイルのオフィス選択が可能です。また、オーナーによってオフィスワークや企業の運営に有益なサービスの提供をしています。

自社にあった、オフィス形態の選択も必要です。

 

あなたの企業の「働き方改革」推進のご参考になりましたでしょうか。

生産性向上・創造性向上につながる「オフィス選択」についてご相談がございましたら、是非、当社にご相談下さい。専門のスタッフが、ご希望に添えるよう対応させていただきます。

 


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