オフィスレイアウトの新定番、ユニバーサルプランとは

2023年12月6日

オフィスレイアウトのスタンダードとなったユニバーサルプランについてご存知でしょうか。レイアウトにユニバーサルプランを導入すると、オフィスのレイアウト変更の費用など、様々な部分でメリットを得られます。具体的にどういったプランなのか知り、役立ててみてはいかがでしょう。

ユニバーサルプランとは

オフィスのユニバーサルプランとは、一般的に行われているレイアウト変更をしないで、人や荷物のみ移動させるワークスペースの事を言います。日本のオフィスレイアウトは、部署などのチームで区画を分ける島型対向式が一般的です。このメリットはチーム内のコミュニケーションの取りやすさにあります。しかし、島型対向式のレイアウトの場合、人事異動や社員増員などにうまく対応できるとは言い難いです。机の並べ替えやネットワーク配線の変更などの手間が、異動や社員の増減のたびに発生してしまいます。

旧来のレイアウトにも利点はありますが、現代ではユニバーサルプランを選択する企業も多くなってきています。昔からの形式的なレイアウトに縛られず、今の流行に合わせ、実利的要素を重視してユニバーサルプランを取り入れることも検討の価値があると言えるでしょう。

ユニバーサルプランのメリット

ユニバーサルプランのメリットは多岐にわたります。まず、レイアウト変更におけるコスト削減に役立つ点です。従来の島型対向式のレイアウトを採用した場合、デスクを並び替えたり、配線の変更を業者に依頼したりと、手間や費用がかかります。さらに、レイアウト変更に伴い、会社を午後から休みにするなど、営業時間を狭める結果にもなり得ます。しかしユニバーサルプランを導入すれば、一々業者へ変更の依頼をしたり、レイアウト変更に時間を取られたりしなくなります。

人員に増減があったり、チームが再編成されたりした際、通常だとそれだけでデスクの移動等をしなければなりません。しかしユニバーサルプランでは、人と荷物だけ移動すれば、席替えは簡単に完了します。大型のテーブルを区切って席を分けているため、備品の購入に差をつける必要もありません。要するに、修理や備品の調達がこれまでよりも効率化されると共に、簡易化されるメリットがあります。

ユニバーサルプラン導入する時のポイント

ユニバーサルプランの導入において、役職席は廃止する必要があります。古くからの文化が残っている企業では、役職に応じてデスクの形が違ったり、頭席にデスクを配置していたりするなど、上長は席の形が明確に区別がされています。そのような文化の残る企業では、ユニバーサルプランを導入した時、混乱を招きやすい可能性があります。社員全体にプランの全貌を周知させたり、徐々にプランを導入したりと、混乱を避けるようレイアウト変更をしましょう。年功序列よりも実力で頻繁に役職の変化がみられる事や、部署ではなくプロジェクトによるチーム編成がされる事が増えてきた事もあり、役職によるデスクや配置の違いは省くべきという傾向が増えているようです。

また、ユニバーサルプランを導入する際は、デスクに統一性をもたせる必要があります。さらに、座る席はフレックス性となるため、家具や什器は統一し、誰が座っても業務を行える状態にする事も大切です。スペースの管理においても一律化しなければなりません。

導入による変化

ユニバーサルプラン導入後には、様々なメリットが得られるほか、働く社員のコミュニケーションにも変化がみられるでしょう。これまでの島型対向式は、部署あるいはチームでの作業になりやすいです。しかしユニバーサルプランを導入した場合、プロジェクト単位で社員同士が行動しやすくなるため、社員同士のコミュニケーションや連携を取りやすくなるでしょう。その結果、業務の効率化に期待出来ます。

また、チームやプロジェクトの変更に伴うデスクの移動が、PC等の備品のみで済むため、従来のレイアウトよりコスト面においても優れています。会社での自分の居場所はデスクという概念が取り払われることでしょう。

デスクが大型のテーブルになった事で、通路が明確になり、オフィスはすっきりとしたまとまりをみせます。この事から社員の移動効率が良くなる変化もあるでしょう。デスクトップパネルやサイドパネルの仕切りを追加するなど、後からデザインに手を加えようと考えた時は、ユニバーサルプランの方が統一性があり、備品を調達しやすくもなります。

ユニバーサルプランは多くのメリットがあるレイアウト方式です。導入によって、社員の働きやすさに良い影響を与えてくれるでしょう。もちろん、決して従来のように自分の席が固定されたレイアウトが悪いという訳ではありません。ただ、近年は多くの企業がユニバーサルプランを取り入れていることからもわかるように、業務の効率化においては大きな効果が期待できます。オフィスの移転や模様替えの際に、自社にユニバーサルプランの方が適しているかどうか、一考の価値はあるでしょう。