オフィスにセキュリティルームを設置するときの注意点

2023年12月6日

オフィスにセキュリティルームを設置するのは、社内の情報漏洩対策として高い効果が期待できます。何かトラブルがあった際に適切な対応ができるようになるとともに、トラブルを未然に防ぐ意味合いも強いです。ここではオフィスのセキュリティルームについてご紹介します。

セキュリティルームとは

セキュリティルームは、機密情報を外部に漏らさぬよう、情報セキュリティ対策を高めた区画の事です。基本的に認証無しで自由に出入り出来る区画からは隔離されています。オフィス内で個人情報や機密情報を管理し、取り扱う区域をルーム内に制限することで、利便性と安全性を大幅に高めることが可能です。

セキュリティルームを作るにあたり、仕切りや壁で区画を明確に分け、入退室管理設備で出入りを制限や管理することが重要です。人だけでなく、持ち込む機器についても制限が必要となります。不正が起きた場合のことを考え、内部の作業の様子を監視カメラで記録しておくことも考えておきましょう。

最重要書類などを格納したセキュリティルームは、機密情報の漏洩を防ぐため一般の区画とは違う管理体制が求められます。現在、オフィスに設置されるセキュリティルームとしては、監視カメラでの監視に加え、パーティションで専用区画や個室を準備し、入退室システムでアクセス人員を管理するというものが一般的です。

どのようなセキュリティルームを作るべきなのかは、オフィスの状況や取り扱う機密情報、人の出入りの多さなど、様々な要素によって変えないといけません。しかし、いずれにしても外部に守らせない機密情報を取り扱う場合、セキュリティルームの設置は非常に重要な項目です。

セキュリティルームに必要な設備

セキュリティルームで管理する情報を守るためには、不正が起こらないよう監視するための設備の導入が必要です。

入退室管理システム

入退出管理システムは、人の出入りを制限し、記録を取り、防犯性を高めたりするものです。オフィス内へ勝手に部外者を入室させないための対策として効果的です。また、特定の場所への出入りする際は記録が残るため、部外者の侵入はもちろん、内部犯罪を防ぐ効果もあります。

入退室管理システムは、電気錠の設置が可能な部屋であれば導入が可能です。カードや生体認証等のID認証方法を決定しましょう。運用ルールに変化を持たせる事も可能なため、自社の働き方にあわせた設定ができます。たとえば、午前9時から午後6時まではカードキーのみ、午後6時から翌日の午前9時まではカードキーに加えて生体認証がなければ入室できないようにする、ということも可能です。入退室管理システムにルールを設ける事で、さらに高い防犯性を得られます。

監視カメラ

セキュリティルームに監視カメラの設置は欠かせません。カードキーや生体認証による入退室が設けられていたとしても「共連れ」を完全に防ぐのは困難でしょう。そこで、監視カメラの映像から共連れ入室の証拠を映像として残したり、画像解析によりアラームで警告したりといった対策が有効です。1回の認証で一人しか通過出来ない回転ドアやフラッパータイプのセキュリティゲートを設置するという選択肢もありますが、ゲートを導入するよりもコストパフォーマンスに優れ、証拠を確実に残せるという点で優れています。

また、監視カメラはセキュリティルーム内による内部犯罪の証拠を残したり、犯罪を抑制したりする事にも役立ちます。ルーム内で行なわれている作業の様子も記録として残せるため、単に防犯性を高めるだけではなく、勤怠管理を行うにも便利です。

セキュリティ付き収納庫

オフィスで取り扱われる機密性の高い書類等は、セキュリティ付きの収納庫へ保管しましょう。収納庫の性能により機能は異なるものの、基本的にはIDをかざして開錠する防犯機能が搭載されています。十分なセキュリティ性を確保するため、誰が利用したか分かるよう、開閉扉の利用履歴が記録として残されるものも多いです。また、一定時間の扉が解放されている場合はブザーで警告がされる等、閉め忘れに対する対策も施されています。

また、収納庫の施錠にいちいちカードキーを必要とすると、施錠管理を怠りやすいです。オフィスに設置する収納庫の性能としては、扉を閉めるだけで、自動に施錠をしてくれるオートロックタイプが便利でしょう。

安定した電源

セキュリティルームにサーバー等を設置する場合、安定した電源を確保する事が大切です。サーバーが不安定だと、不意に電源が遮断されてしまったり、停電してしまったりしてデータの破損やシステムの停止を招く恐れがあります。対策としては、無停電電源装置の導入が一般的です。

また、無停電電源装置は監視カメラシステムや入退室管理システムにおいても有効で、停電等の不測の事態においても電力を供給できます。しかし、無停電電源装置は無限に電力を供給できる装置ではありませんので、充電や燃料が切れてしまうと、セキュリティシステムやサーバー等は停止しています。しかしたとえ短時間であったとして無停電電源装置を設置しておけば、停電等のトラブルの際に、復旧までの時間稼ぎが出来るため、特に機密情報を多く取り扱うセキュリティルームにおいては欠かせない存在となるでしょう。

オフィスにおけるセキュリティ対策は、どういった設備を整えるべきかを把握し、適切な対応が求められる時代であるのは間違いありません。内部からも外部からも情報漏洩が発覚する場合があります。たった一つの情報漏洩が企業の存続に関わるケースも少なくありません。セキュリティルームの設置と活用で、機密情報を守る体勢を整えましょう。