オフィスに欠かせない入退出管理の重要性

2023年12月6日

入退出管理システムは機密を多く扱うオフィスでは重要な役割を持っています。どういったものであるのか、そして必要である理由などを知ることの意味は大きいです。一企業として適切な運営をするとともに、トラブルの際にも対応できるよう、入退室管理システムの導入について見ていきましょう。

入退出管理の目的

いつ・誰が・どこで入室したかを管理、記録するシステムを入退出管理といいます。入退出管理は不審者の入室を防ぐことや異物の持ち込みや破壊行為などを防ぐために非常に効果的です。また、機密情報の漏えい防止という意味でも非常に大きな役割と果たしています。

それぞれの企業の規模によって違いはあるものの、いつ誰が何時に入って出たのかを記録する意味は大きいです。当然ながら大切な商品や機密情報のある場所へは勝手な出入りは許されるものではありません。トラブルに繋がってしまうケースも決して少なくはないからです。一連の出入り作業を自動化や効率化できるのが入退出管理であり、入退出を把握しておくことで、何かトラブルがあった際にも、適切な対応ができます。

一般の企業においてセキュリティ強化の気運が高まっており、入退出管理システムを導入する企業も増加傾向にあります。幅広い情報が簡単に流出してしまう昨今においては、入退出管理システムを導入する意味は大きいのは間違いありません。

入退出管理の重要性

入退出管理システムを導入していない企業では、門番が立って入館証をチェックし、そして訪問標に名前や時間を記入するのが一般的です。もちろん、出る際には退出時間を記入する流れとなります。オフィスや工場や研究室などの商品や機密情報のある場への勝手な出入りは許されるものではなく、当然ながらしっかり管理することが必要です。

従来の方法を選択するのが悪い訳ではないものの、自動化や効率化ができる入退出管理システムを導入した方が今の時代においては分があるといえるでしょう。何かトラブルがあった際に適切な対応ができるようになるのはもちろん、不審者の入室防止にも繋がります。工場や研究室の場合は不審物の持ち込みによって大損害に繋がってしまう可能性もあります。オフィスの場合は大切な書類の紛失や機密情報が洩れるなどのことを防ぐ意味は小さくありません。

一企業として情報漏洩など無用なトラブルの不安なく仕事をするためには、入退出管理システムの導入が効果的です。暗証番号を入力し、ICカードやバイオメトリクスなどを利用して認証する形となり、不審者の侵入防止に繋がります。異常を検知すればアラートが発生するため、警備を雇うコストも削減できるでしょう。

入退出管理の方法

一口に入退出管理といっても、認証方法は様々です。現在はICカードによる認証が主流となっています。もちろん、社員証と兼用も可能です。パソコンやプリンターの認証デバイスとしても利用されているのも大きな特徴となります。暗証番号は古くから利用されている方法であり、低コストであるのがセールスポイントです。しかし、暗証番号を盗み見られてしまう可能性があるため、個人の識別が可能なICカードによる管理が安心といえます。

バイオメトリクスは最も精度の高い認証システムです。そのため、重要度が高い施設への入退出管理システムでよく用いられています。指紋認証や静脈認証、さらには顔認証や掌形認証などが実用化されており、その精度の高さは非常に高く評価されているのが事実です。

どの認証方法を選択するかは、それぞれの特徴を考慮して選択するのが良いでしょう。管理システムと認証システムを組み合わせることにより、非常に多くのバリエーションがあります。コスト面やセキュリティ面などを踏まえ、必要な入退出管理システムを導入するのが良いといえるでしょう。

ICカードで個人が識別できるということは、勤怠管理や社員食堂での決済なども入退出管理システムを導入することで解決します。トラブル防止だけに留まらず、働きやすい環境作りや業務の効率化にも大きなプラスになるでしょう。

入退出管理システムを導入するには

入退出管理システムの導入を考えるのなら、まずは目的をハッキリさせないといけません。入退出管理システムには様々なメリットがあります。しかし、認証方法の選択によってかかるコストは大きく変わるため、コスト面がネックになる場合もあるはずです。また、どこまでセキュリティを強めたいかによって選択も変わっていくでしょう。一概にどういった選択をすれば良いというものではなく、それぞれの状況に合わせて選択をしないといけません。

まずは専門業者や管理会社あるいはコンサルタントなどに相談し、それぞれでどういった違いがあるのかを正確に把握するのが肝心です。十分に比較検討し、一つの選択に固執しない方が良いでしょう。希望するシステムによっては、オフィス移転が必要な場合もあるかもしれません。今後の長期的な働き方にもかかわってくる問題のため、入退出管理システムの導入を機に移転も考えても良いでしょう。セキュリティ機能を含んだ総合的な入退室管理システムを導入すれば、監視や管理業務を一元化できて、仕事を効率化させられる理由にも繋がっていくといえます。

今の時代においては、入退出管理システムを導入するのは当たり前となっています。問題となるのはどういった形で導入するかです。移転が必要になることもありますので、コスト面やセキュリティ面などを考慮して選択しましょう。