オフィス移転時の機密書類はどうする？セキュリティの守り方

2023年12月6日

オフィスを移転するにあたって、機密書類をどうすれば良いのかというのは必ず考慮しなければなりません。運搬するにしても破棄するにしても頭を悩ませる問題ではないでしょうか。どちらにしても、情報流出に繋がる可能性をできる限り排除できるよう、適切な方法を知る必要があります。

移転時に起きるセキュリティ問題

オフィス移転時には不要なものを大量に処分します。古くなった資料や企画書を、これを機にまとめて破棄するということも少なくありません。そうした書類の中には、顧客や社員の個人情報をはじめとする機密情報が含まれている可能性も当然あります。安易に処分するのは避けるべきです。個人情報や社内の秘密情報、取引先の秘密情報などが機密書類にあたります。単純な分別で言えばゴミの日に出せば良いと思われるかもしれませんが、情報漏洩に繋がる可能性は決して0%ではありません。

そして、移転中は外部の人間が出入りし、荷物の持ち運びをする機会も増えます。過程で流出や紛失が起こる可能性は否定できません。もちろん外部の人間だけではなく、内部の人間が意図的に持ち出す可能性も考える必要があります。企業の情報漏洩の多くは内部の人間のものであるからです。損害賠償によっては企業の存続ができなくなる可能性も大いにあるからこそ、情報漏洩のリスクを少なくしないといけません。

書類のセキュリティを確保する方法

移転時の書類の処理方法には、運搬して新オフィスに持ち込むか、データ化あるいは不要な書類を廃棄するかの2つがあります。それぞれの方法において、どのようにセキュリティを確保するか検討することが大切です。

運搬する場合

書類を運搬する際には、各自が段ボールに荷物を詰めるのが基本となります。一般的にはそれらを共通の場所に集めたうえで、まとめて移動をしますが、問題となるのはすべての書類を区別なく共通の場所に置いておくことです。普段は厳重に管理している書類も機密性の低い書類と同じように扱われてしまうことで、トラブルに発展する可能性があります。機密書類が入っている段ボールだけは施錠のできる部屋に担当者が運び、そして同じ担当者が取りにくいというのが望ましいです。これなら誰が管理しているのか一目瞭然で、何かトラブルがあった際に適切な対応がしやすいでしょう。オフィス移転時には機密書類を雑に扱ってしまいがちになりますが、適切な対応を心がけてください。

破棄する場合

適切な対応が大切なのは破棄する際にもいえることで、ゴミの日にただ出せば良い訳ではありません。シュレッダーでの裁断は非常に効果的な方法です。外注コストが一切かからない上に、手軽に対応できます。処理効率の悪さこそあるものの、物理的に解読できない状態になるため、機密書類のセキュリティ面においては問題ないといえるでしょう。

確実性という点では、溶解処理で処分するのが最も優れています。溶解処理で処分する方法もあるものの、その場合は専門の業者に依頼が必要です。とはいえ、通常業務に支障をきたさないうえに、機密書類を確実に破棄できるのは大きなメリットでしょう。信頼できる業者を選ぶポイントとしては、情報セキュリティ認定を受けているかどうかがあります。PマークやISOを取得していればホームページなどに記載があるはずなのでチェックしてみましょう。

PC等機器のセキュリティ

オフィス移転時には、機密書類だけに留まらず、PC等機器のセキュリティについても考える必要があります。現在は書類で情報を管理するよりも、PC等機器にデータとして保存しておく方が主流でしょう。PC等機器を破棄する際には、情報漏洩の可能性があります。画面上でデータが消えているように見えても、実際にはハードディスク上にデータが残っている場合もあるのです。特殊なソフトウェアを利用すれば、削除されたはずのファイルを復元することもできます。たった一つの情報漏洩がその企業の存続に関わる大問題に発展する可能性もあることを念頭に置き、PC等機器の取り扱いには細心の注意を払いましょう。

運搬する場合

オフィス移転時に運搬をするのなら、パソコンロックを導入し、物理的なUSBキーは外しての運搬をおすすめします。そして、最低限のものしか保存しない状態にしておくのも効果的です。また、PCのログイン時にパスワードを設定し、操作がない場合にログイン状態に戻る設定にしておくのも良いでしょう。セキュリティを高める方法はいくつかあるため、複数採用すればより効果が期待できます。

破棄する場合

移転にともなって新調するなど、現在のものを破棄する場合、ただデータをゴミ箱へ入れるだけでは適切な対応とはいえません。データ消去用のソフトを利用して削除しましょう。ハードディスクに残っていたファイルを復元不可能な状態にできます。専門業者のデータ消去サービスを利用するのも一つの手です。パソコンのハードディスクを物理的に破壊するという手もありますが、壊れたように見えても中のディスクがまだ生きていて、データの復元が可能な状態ということもありえます。PC等機器の破棄に関しては、専門のソフトか業者を頼るのが確実でしょう。

オフィス移転時の機密書類の運搬や破棄への対応、そしてPC等機器のセキュリティ面についてどういった対応をすれば良いかをご紹介しました。ちょっとした対応をすれば、情報漏洩についての心配はなくなります。逆にいえば、対応をしないまま移転作業を行うと非常に危険です。事前にどういった対応をすれば良いか考慮のうえ移転の計画を進めましょう。