会社の移転に必要な手続きとは？

2023年12月6日

オフィス移転をすることになった場合、大変なのは通常の業務を行いながら引っ越しの準備をしなければならないことではないでしょうか。スムーズに準備ができないと、移転前の業務にも、移転後の業務にも差し支える可能性があります。スムーズに移転を完了するために、まずは移転に必要な手続きとして何が必要なのかを整理しておくと役立ちます。そこで今回は移転に必要な手続きを時系列にそってご紹介します。

移転が決まった時点ですぐに必要な手続き

移転が決まった時点ですぐに行いたい大切な手続きに、電話架設の申し込みがあります。連絡先は116番です。既契約の移設や、新規契約の申し込み、電話撤去依頼など、すべての手続きに連絡が必要となります。電話は移転後の業務にも必要不可欠となりますので、忘れずにまずは手続きをしておきましょう。

その際には電話番後の引継ぎが可能かどうかも忘れずにチェックしましょう。もしもそのまま移行ができないということであれば、取引先への周知なども行わなければならず、さらに転居前にすべきことが増えます。また、フリーダイヤルをお持ちの場合は、その切り替えをどうするかなども忘れずに電話会社に確認しておくとよいでしょう。

移転前の手続き

移転が決まったらなるべくすぐに行いたい手続きとしては郵便局への転居届です。必要な文書は郵便物届け先変更届で、提出先は急受け持ち郵便局となります。この手続きをしておかないと、必要書類の郵送が滞ってしまったり、業務上必要な取引先からの郵便物なども滞ってしまったりしますので忘れずに行いましょう。

移転直後に必要な手続き

移転が終わったら、まずは労働基準監督署へ労働保険名称、所在地等変更届を提出する必要があります。また、労働基準法に関する適用事業報告、安全管理者責任報告も併せて提出することが必要です。安全管理者責任報告には免許証の写しが必要になります。

また、消防署へは防火管理者選任届によって、防火対象物の防火上の管理を行う資格のある人を選出して登録する必要もあります。また、警察署には車庫証明を提出して、通勤などに車を使う場合の手続きも忘れないように行いましょう。さらに、銀行や、クレジットカード会社には住所変更届を行うことも必要となるかもしれません。オンラインでできる手続きもあれば、必要書類を記入しての郵送での提出などを行う必要がありますので、その都度確認しましょう。

移転後、数日以内に必要な手続き

上記の「移転直後に必要な手続き」が完了した翌日から10日以内に行うべき手続きに、労働保険概算、増加概算、確定保険料申告書労働保険関係成立届があります。この提出先は労働基準監督署となります。一人でも雇用している会社の場合は必ず提出の義務があります。移転後は忘れずに申請しましょう。また、変更後、翌日から起算して10日以内に行うべき手続きとして、雇用保険事業主事業所各種変更届の提出もあります。これは公共職業安定所に提出するものです。事業主に関する住所や名称、所在地などを変更する際には提出が必要です。

移転後、2週間以内にしなければならないのが、法務局への本店移転の手続きです。本店を移転する場合には必ず法務局に変更内容を申告しなければなりません。また、同じく法務局に支店移転の変更届を必要とする場合もあるでしょう。本店移動の場合には、本店移転登記申請書（2部）、株主総会議事録、取締役会議事録又は取締役の過半数の一致を証する書面、支店移転の場合には登記申請書、登録免許税納付用台紙、そして支店移転に関する事項を決議した議事録（代理人による申請の場合は委任状）が必要となります。

移転後、登記事項証明書の手続き後すぐに行うべき手続きに、事業年度、納税地などの変更異動届があります。これは税務署に提出するものです。移転手続完了後の登記簿謄本を用意したうえで忘れずに提出しましょう。

移転後、1ヶ月以内に行う手続きとして、給与支払い事業所の開設、移転、廃止届出書の提出があります。これは税務署に提出する書類です。必要な書類としては、記薄謄本または登記する事項によっては、変更の事実を証明できる書類の写しがあります。

このように会社の移転に伴う変更書類は多いですが、どれも重要で漏れなく提出しなければなりません。まずは移転が決まった直後から、移転後の一定期間のうちに提出すべき書類の種類を整理して、その提出に必要となる種々の書類も準備しておきましょう。できる限り前もって準備を進めておけば、実際に提出する際に非常にスムーズです。業務を行いながら、移転に伴う手続きを行うのは思った以上に負担になるものです。その時になって書類の不備などが出ないように、余裕をもってしっかりと上記の記事を参考に手続きをすすめてください。移転先でスムーズに業務を移行するためにも、移転に伴う手続きで足止めを食うことの無いようにするためにも、やはり事前の確認、準備が大切です。