オフィス移転で総務がやるべきこと

2023年11月30日

会社の拠点を変更するオフィス移転は、スムーズであることが望まれます。準備が行き届いておらず、手間や日数をかかれば、業績にすら影響しかねません。さらにその事により、顧客からの信用までをも失えば、影響は後々にまで尾を引いてしまいます。そこで重要なのが、オフィス移転を担当する総務の仕事です。準備や手続きなど、入念に下調べをしてスムーズな移転を実現することで、業務や働くスタッフへの影響を極力抑えられます。どのような流れで進めていけば良いのでしょうか。オフィス移転を担当する際に押さえておきたい、総務の仕事のポイントについてまとめました。

各業者との契約

オフィス賃貸は契約が必要であるため、新オフィス、旧オフィスそれぞれにおける手続きが欠かせません。そしてこれらは、もちろん新オフィス、旧オフィスそれぞれで内容が異なります。特徴を押さえて、前もって着手するよう心がけましょう。

旧オフィス

まず旧オフィスについてですが、退去時の原状回復の費用が重要となります。オフィスビルだけでは無く、一般的なマンションの退出時にもあるものですが、オフィスともなるとその金額も大きくなります。転居先が決定した際には、早めに貸主にご連絡して、準備しておきましょう。原状回復に関しては、貸主指定工事会社が決まっている事がほとんどです。専門のコンサルティング会社を使う事で、金額を相談できる可能性もございます。金額が高額の場合は、依頼してみるのも良いでしょう。

新オフィス

新オフィスは、まず基本となるのが賃貸人と賃借人による賃貸借契約です。仲介業者などが一連の契約への流れは説明、準備してくれますので、会社の代表として詳細を聞き漏らさないようしっかり把握するよう努めてください。また、仲介会社へは、仲介時のお礼として仲介手数料の支払いがあります。よりよいオフィスの移転の為に、プロの意見を伺い、幅広く情報は集めましょう。

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新オフィスでのルール作成

旧オフィス時にも作られていたのと同様で、新オフィスでもルール作成が大切です。これまでとは間取りや環境も違うわけですから、このルールが徹底されているかどうかで業務効率も変わってきます。

主には、館内規則確認・計画および協議・社内広報資料の作成・作成したルールの社内通知などがあります。大勢の社員にしっかり行き渡らせなければいけないので、こちらも早めに用意できるとより良いです。

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行政への届け出

オフィス移転では、一般的な住居の引越し以上に行政への届け出が必要となってきます。この点が疎かであれば、後々問題に発展しかねません。各届け出をしっかり理解し、総務内で完了させましょう。

主には、法務局への本店移転登記、税務局・都税事務所への異動届、社会保険事務所への事業所所在地変更届、労働基準監督署への名称所在地変更届、職業安定所への雇用保険事業所変更届、そして郵便局への郵便物届出変更届などが挙げられます。多くは移転後の作業となりますが、いずれも速やかに届け出ることが大切です。移転前にしっかり確認しておきましょう。

印刷物の手配

オフィスの移転は、何も働く側だけの問題ではありません。世間に向けた宣伝資料などにおいても、所在表記を変更する必要があるためです。そのため総務は、オフィス移転に合わせて多量の印刷物手配をする必要があります。

代表的なものとしては、名刺や封筒・請求書・領収書、また捺印時に使用するゴム印などです。また、入館時に必要となる社員全員分の社員証作成も新たにおこないます。場合によっては写真撮影などもし直さなければいけないため、移転手続き以上に早めの行動が必要となります。その他、各クライアントや顧客へ向けた移転挨拶状、チラシやホームページの書き換えも欠かせません。移転したにもかかわらず、一部の印刷に記載された所在地が旧オフィスのままともなれば、信用度の低下やトラブルにも繋がりかねません。総務に大きな責任がのしかかるので、入念な作業をおこないましょう。

また新しい印刷物を多量に作る上で、忘れてはならないのが旧印刷物の廃棄です。オフィス移転では大量のゴミも発生するので、廃棄場所を前もって決めて周知したり、溜め込まないよう心がけたりすることが重要となります。また、印刷物のなかには重要情報が記載されたものも少なくありません。そうしたものの流出を避ける意味でも、書類の管理は徹底しておきましょう。