オフィス移転の進め方(まとめ)

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オフィス移転は、企業にとって数年に一度あるかないかの特別な業務です。通常業務をしながら、オフィス移転業務もしなければならず、気が重いのではないでしょうか。ここでは、オフィス移転をスムーズかつ効率的に進めていくためのオフィス移転の進め方とポイントを解説いたします。オフィス移転を失敗なく、出来るだけ簡単に行いたいという方は必見です。

オフィス移転計画の立案

移転目的の明確化

移転する動機とも言えます。目的を明確化することで、物件探しもスムーズに進められます。

(例:増員予定・賃貸コストの削減・オフィス環境の改善・分散しているオフィスの統合・企業イメージの改善 など)

移転スケジュールの作成

現在入居しているオフィスの賃貸借契約書を確認し、解約予告の期間と方法、退去時の原状回復や保証金(敷金)の返還方法などを確認します。確認することで、現オフィスの退去日を決定し、それにあわせるように移転先の入居日を予定します。

※要注意:ほとんどの場合、契約期間内に原状回復工事を終わらせて退去する必要があります。

新オフィスの要望をまとめる

面積(一人当たり3坪を基本として考えると、ミーティングスペースなども含んだ目安となります)、予算(経費については詳細を後述いたします)、立地条件、設備、仕様(レイアウト)。

理想の物件を探すために、どの条件を優先するか順位を決めることも重要です。

オフィスビルの選定

物件情報の収集

移転先オフィスの選定にあたり、立地・面積・予算・設備はもちろん重要ですが、『イメージ通りのレイアウトが可能か』など、入居後の利用を想定したオフィス物件の選定が重要です。オフィス物件の契約面積は、『貸室内の面積』であるネット契約と、『トイレや給湯、ELVホール、通路部分が含まれている』グロス契約の2通りがあります。実際にオフィスとして利用できる面積を基準に選定することが必要です。

※オフィス仲介を専門にしている業者では、取り扱っている物件はほとんど同じです。好条件のオフィス物件に移転するためには、まず、その営業担当者と話が合うか、自分の要望をしっかりと汲み取ってくれているかなど、自分のエージェントとしての役割をしっかりと果たしてくれる、任せられる営業担当者を探すことが最も重要です。

物件の内覧や下見

収集した物件情報の中から設定した条件に近いもの、気になった物件を選び、内覧や下見をします。

現地で、必要最低限チェックしておきたい項目としては、騒音、周囲の環境、共用部(フロア案内プレート・エレベーター内・トイレ、給湯《共用使用の場合》など)、日照、電波、電気容量、非常階段と避難場所。ほかに入居している他テナントの利用状況にも注意しましょう。

コストシミュレーション

オフィスの移転は、住居移転に比べて、費用が高額になる場合があります。事前に確認することが必要です。

イニシャルコスト:保証金(敷金)・礼金・前家賃・前共益費・仲介手数料

ランニングコスト:賃料・共益費・水道光熱費・看板使用料など

ほかに現オフィスの原状回復工事費用、移転費用(引越代)、新オフィスの内装工事費(内装・設備・家具など)が必要です。

入居申込書の提出(入居の審査)

物件が決まったら入居申込書を貸主に提出します。添付書類は会社概要のほか、決算報告書や連帯保証人の収入証明などが求められる場合もあります。(通常は1週間前後で可否の返答が出ます。)

新オフィスの賃貸借契約

契約金額の交渉

賃料・共益費の金額だけでなく、契約期間・更新料・償却・礼金、フリーレント(賃料免除期間)の有無や入居工事の指定工事区分も含めて契約期間内のトータルコストを踏まえた交渉をしましょう。

賃貸借期間の開始日

賃貸借期間の開始日とは、鍵が引き渡され、オフィスを使用できるようになる日です。通常その日より、入居工事作業が可能となります。実際に引越をする前に間仕切り工事や電話・LAN・電気配線工事などを行いますので、その工程に合わせて、無駄なく、無理なく設定する必要があります。移転スケジュールは、現オフィスの原状回復工事期間も鑑みる必要があります。オフィスの規模やビルの工事可能時間帯などにより工事期間には大きな差がでます。仲介業者と相談しながらスケジュールを設定することをお勧めします。

賃貸借契約書の文言内容

各条文を必ず確認をし、不明点や疑問点を確認しましょう。

オフィスプランニング

契約準備の段階でレイアウトや内装工事の内容を詰めていきます。以下考慮したい項目をあげておきます。

・作業効率やコミュニケーションを考慮したデスクやキャビネットの配置

・セキュリティや避難通路の確保を考慮した動線

・使い勝手とコストを考慮した間仕切り(パーティション)の素材と施工を選定

・コストを掛ける部分とコストを極力掛けない部分を明確にする

移転前の手続き・移転後の届出等

・電話・FAXの移設の専門業者への依頼(電話回線に関する移設)

・リース会社への連絡

・移転挨拶状作成

・社内印刷物の作成

・関係官庁への届け出

法務局(登記関係)、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署、公共職業安定所、消防署、郵便局、警察署

 

引越作業の事前準備と引越作業の当日

引越作業の事前準備の段取りで、引越当日やダンボールの開梱作業に大きな違いが出てきます。引越作業当日の効率を考えた事前準備を行いましょう。

・オフィスレイアウト上の什器類に番号を振り付ける

・什器類およびその中身を梱包したダンボールに同じ番号を振り付ける

・パソコンのキーボードやマウス配線類はひとまとめにすぐわかるように梱包

・搬出はダンボール類から什器類、搬入は什器類からダンボール類

・引越作業の当日は搬出側と搬入側の担当者を決めておきましょう

以上が賃貸事オフィス移転の計画から入居までのおおまかな流れとポイントとなります。作業の確認などにご活用ください。

簡単にまとめてありますので、詳細についてはお気軽にお問い合わせ下さい。

もちろん移転計画が決まりましたら、物件選定から契約、移転まで、お客様の理想のオフィス移転がスムーズに進められますようお手伝いをさせていただきます。

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